G Suite と Questetra で申請承認系ワークフローをクラウド化。部門の垣根を超えたコミュニケーションも！
株式会社クリアックス
設立
1994年
従業員数
71名 (2023年4月時点)
事業内容
カラオケルームの運営
業種
ビジネスサービス
利用部門
申請・承認
ペーパレス化で意思決定手続を3分の1に短縮
株式会社クリアックスでは、カラオケルーム、漫画喫茶、飲食店の経営を行っています。有名なものとしては、カラオケルーム「歌広場」「カラNET24」があり、東京都を中心に67店舗を展開しています。
このようなアミューズメント事業においては、経済情勢の変化や同業他社の動向を見て、新規出店・店舗改装に関係する意思決定を迅速に行うことが重要です。
これまで、意思決定の手続（稟議）は紙を使って行っていましたが、より素早い意思決定を実現するために Questetra によるペーパレス化を行いました。今では、3倍のスピードで意思決定の手続きが完了しています。
情報システムの刷新は以前からの課題でした。運用・管理コストが増大していく一方で、効率化したい領域について、十分にシステム化が追いつかないという事態に陥っていたのです。具体的には「意思決定手続き」に大きな課題意識を感じていました。
このような状況にあって、まずは2012年8月にクラウドサービスの G Suite（旧Google Apps）を導入し、メールやグループウェアに関するシステムの運用・管理コストを大幅に削減しました。そして、それに続く形で「業務のシステム化」について検討を開始しました。
※ 2020年10月に「G Suite」の名称は「Google Workspace」に変更されました。
複雑な意思決定フローを可視化
クリアックスでは、「サーバやソフトを持たない」、「様々な端末からアクセスできる」、と言うクラウド製品であることを重視し、「G Suite と連携できるクラウド型ワークフロー製品」を評価させて頂きました。色々な製品を試させて頂いたのですが、Questetra 以外の製品は比較的シンプルな申請承認フローが想定されているのか、クリアックスが想定していた「社長決裁に至る意思決定手続き」などの複雑なフローで活用するには無理があると感じました。一方で Questetra の場合は、複数部門長への並行承認依頼というような複雑な稟議フローもプロセスモデラ―で簡単に定義することができ、ペーパレスと意思決定の迅速化を実現できると確信できました。業務定義の変更作業が属人的にならない点は、本当に素晴らしいと思います。
部門をまたぐ助言が日常的に！
実は導入効果として、あまり想定していなかったのですが、Questetra 導入にともないコミュニケーションが活発化しました。
以前は紙で稟議書を回付していたので、自分が関わらない案件について知る機会はほとんど無かったのですが、閲覧権限をやや広く設定したことで、特に部長職社員が自身が関わっていない案件についても積極的に閲覧するようになりました。その結果、自分の経験やノウハウを共有したり、自分の考えを伝えたりするようになりました。
もちろん、新たな知見を得られると言う点でも良かったと思いますが、社員同士がお互い何をしているのか関心を持つきっかけになり、「組織としての力」が大きく向上したように感じています。
自律的な業務改善へ
Questetra は一般的な申請承認ワークフローと違い、組織内の多くの業務に活用することができると実感しています。実際、情報システム部門に依頼せず、自分達の業務フローを自発的に見直す部署が出てきました。まずは、「自律的な業務改善」を支援する活動を考えています。
また、全社的取り組みとしては、他の社内業務についても電子化・標準化を議論検討しています。特に、お客様や取引先様の満足度を高めるべく、社外の方のアクションによりスタートする業務フローについて積極的に Questetra を活用して行こうと考えています。具体的には、問い合わせ対応処理、受注処理がテーマになると思います。
※ 本事例は2018年4月時点の情報です
