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マイナンバー収集体制、3つの考察ポイント

収集業務は100社100様。ただ、可能な限り無用な個人情報は受け取りたくない。

◆◆0. マイナンバー収集のポイント

「長い文章だから、ポイントが分からん!!!」

すみません。。。ホントすみません。。。
ハイ、、、『1章につき5行以内』で書いてみます。。。

 

 

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◆◆1. 「ウソ発生の可能性」を考える

「キャバ嬢としての収入が、会社にバレちゃうと困るぅー」

マイナンバー制度で『会社に副業がバレる!』と考えている人は少なくない。実際、マイナンバー制度によって「キャバ嬢が激減する」と予想する記事まである。(←まっとうな経済誌)。いずれにせよ、不安が広がっているのは間違いない。

 

収集業務における最大ポイントは、チェックレベルの設計だ。

 

つまり、もし「社員や外部個人事業主の中にマイナンバー(個人番号)を偽装しようとする人が多そうだ!」と予想するなら、きっちりとチェックするワークフローにしなければならない。
もし「偽装する人はゼロだ!」と確信できるなら、個人番号を通知してもらうだけイイ。

 

もっとも、、、もし経理担当が「前年の所得金額」に驚いたとしても、その社員の「裏の顔」を調べる会社なんて無いでしょ。。。「株」やら「FX」の可能性だってあるワケだし。。。 (きちんと隠す方法⇒ 『住民税 普通徴収 特別徴収』で検索!)

 

 

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◆◆2. 無用な個人情報は受け取らない

「給与支払者ったって、みんなオフィスに居るし!」

もし「社員や外部個人事業主」の多くが同じオフィスで働いているのなら、『身分証明書』も『通知カード』も、その現物を見せてもらえばイイ。 (パターンA)

 

また全国にオフィスがある場合でも、もし各支店長が『身分証明書』も『通知カード』の現物をチェックできるのなら、支店長に任せればイイ。 (パターンB)

 

これらの場合、『身分証明書』や『通知カード』のコピーを提出させる必要が無い。(そのコピーの存在自体がリスクになる)

 

 

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◆◆3. チェック人数を真剣に考える

「1人チェック体制は、流石に不安」

そんな場合には、チェック作業を分担すればよい。「2人」にするだけでも、不正のリスク、ミスのリスクは大幅に減少する。

– 確かに「給与を受け取る人」の身分証明書であること(顔写真の確認)
– 通知カードの住所氏名が身分証明書と同じであること、申請番号が記載通りであること(番号の確認)

 

もし各支店長の作業を、顔写真の確認に限定すれば、支店長が「特定個人情報の管理」に悩まされることもなくなる。 (パターンC)

あるいは、「2人以上で共同して申請する」といったチェックルールで十分だ(ウソはない!)と考えるのなら、『身分証明書』や『通知カード』の提出を不要にできる方法も考えられる。(パターンD)

 

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◆◆4. まとめ

まずは「ウソ発生の可能性」を考える
無用な個人情報は受け取らないようにする
チェック人数を真剣に考える

BPO サービスを活用するにせよ、社内で体制を構築するにせよ、この3ポイントを考察したうえで業務フローを描いてみては如何だろうか?

 

◆◆PS.

ITpro EXPO 2015 (東京ビッグサイト)に出展します。(9.30 – 10.2)
お近くの方は、是非お立ち寄りください。。。

 

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CEO & Founder - Questetra, Inc. || http://www.facebook.com/imamura.genichi
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