ワークフロー選定ポイント G Suite 連携

クラウド型「グループウェア」⇔ クラウド型「ワークフロー」

こんにちわ!クエステトラの矢作(やはぎ)です。

ワークフローシステムの選定を行なっている人は、同時にグループウェアの選定も行っている、ことがよくあります。

メール、カレンダー、掲示板、ファイル共有などの機能を備えたグループウェアも、ワークフローシステムと同様、多くの種類があり選択するのはとても大変です。

 

そんな中、500万以上の企業に利用されているクラウド型グループウェアの G Suite(旧 Google Apps)を選ぶ会社さんが少なくありません。

G Suite の Web サイトはこちら

 

そして、ワークフローシステムを導入するなら、 G Suite との相性がいいものにしたいと考え、クエステトラにご相談いただく、という事がとても多いです。

ワークフローシステム選定のポイントには色々ありますが、世界で 500 万以上の企業に利用されているクラウド型グループウェア「 G Suite」と連携できるかどうかは、大変重要なポイントだと言えるでしょう。

一言で「 G Suitesと連携」といいますが、もう少し具体的に言うと、次の3つを満たせば「 G Suite と連携している」と言って良いでしょう。

  1. シングルサインオンで利用できる。
  2. ユーザ/組織情報を同期しやすい。
  3. G Suite にデータを出力できる。

 

それぞれ詳しく説明していきます。

1.シングルサインオンで利用できる。

G Suite を利用するユーザは、常に G Suite にログインした状態で Gmail や Google カレンダーを Web ブラウザに表示させて仕事をしています。 G Suite を使うことについては既に認証済みなので、その認証を使ってワークフローシステムを使うことができればユーザの負担を減らすことができます。

ワークフローシステムを使いたい時、

  • 既に G Suite にログインしている場合
    • ID/パスワードを入力することなくワークフローシステムを利用できます。
  • まだ G Suite にログインしていない場合
    • G Suite のログイン画面が表示され、 G Suite のID/パスワードを入力することでワークフローシステムが利用できます。

というような仕組みを構築することができるワークフローシステムであれば、ID/パスワードを入力する回数を減らせるだけでなく、ユーザはワークフローシステムのID/パスワードを覚える必要がありません。

ユーザにとってはとても嬉しいですよね。

 

シングルサインオンについては、次の記事も参考にしてください。

参考「ワークフロー選定ポイント シングルサインオン

 

2.ユーザ/組織情報を同期しやすい。

システム管理者の悩みのひとつにユーザ/組織情報管理の煩わしさがあります。

ワークフローシステムを導入するのはいいけど、またユーザ/組織情報の管理が煩雑になる…どうしてもそのような気持ちが湧いてしまいます。

そのような悩みを解消するためにも、 G Suiteに既に登録されているユーザ/組織情報をワークフローシステムでも楽に同期できる仕組みがあると便利です。

システム管理者にとっても扱いやすいワークフローシステムであるためには、このような仕組みも重要ですね。

 

3. G Suite にデータを出力できる。

ワークフローシステムには多くのデータが蓄積されます。ワークフローシステムを利用するメリットのひとつに「蓄積されたデータを活用できる」ことがあります。

  • 経費申請フロー…..
    • 決裁された案件について、科目ごとに合計金額を算出したい。
  • 見積提出フロー…..
    • 営業マン毎の見積提出金額を調べたい。
    • エリア毎に一件あたりの提出単価を知りたい。
  • 問い合わせ対応フロー…..
    • 問い合わせの種類ごとに、エスカレーションの頻度を集計したい
    • 問い合わせを受け付けてから回答するまでの時間について、種類に応じた平均値を求めたい。

などなど、蓄積されたデータを集計することで多くの情報を得ることができます。


G Suite には Google スプレッドシートという表計算ソフトがありますので、ワークフローシステムに蓄積されたデータが簡単に Google スプレッドシートで扱える仕組みがあると、ユーザにとって更にワークフローシステムの利用価値が高まります。

 

G Suite と連携に関する説明はここまでですが、これらを満たすワークフローシステムは「 G Suite と連携する便利なワークフローシステム」と言ってよいでしょう。

 

そして、私たちが提案するクラウド型ワークフローシステム(BPMシステム) Questetra BPM Suite SaaS Edition は、これら3つのポイントをすべて押さえています。
Questetra と  G Suite

1.シングルサインオンで利用できる。

ワークフロー選定ポイント シングルサインオン」でも説明したとおり、Questetra BPM Suite は簡単な設定一つで G Suite とシングルサインオンできるようになります。

 

2.ユーザ/組織情報を同期しやすい。

こちらも設定をしておくだけで、 G Suite に登録されているユーザ/組織情報を一括で取り込む機能があります。

  • Questetra BPM Suite に登録されていないユーザを一括で取り込む
  • Questetra BPM Suite にしか登録されていないユーザをまとめて削除

などもできます。

 

3. G Suite にデータを出力できる。

Questetra BPM Suite に蓄積された業務遂行データを Google Drive に Google Spreadsheet の形式で出力する事ができます。

 

Questetra BPM Suite と G Suite の連携については、次のページに概要が掲載されていますので、関心ある人は是非ご覧ください。

参考「G Suite(旧 Google Apps)ログイン 各機能

また、早速始めてみたい!という人は、

これらを行うことで、Google Apps と連携させて Questetra BPM Suite を楽しむことができます。

今回はここまで!

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幸せを生み出すITを追求するクエステトラの一味です。 国産の BPM ソフト Questetra BPM Suite で日本・世界を幸せにしたい。
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