社内メールは SNS とワークフローへ 前編

社内メールにはメリットはなくデメリットしか存在しない。まずは社内メールのデメリットをしっかりと理解しよう。

 

こんにちわ!クエステトラの矢作(やはぎ)です。(後編はこちら!)

電子メールは言うまでもなく仕事に欠かせないツールです。

が!私(矢作)は「社内メール」が嫌いです。夏の夜中に耳元で飛びまわる蚊と同じくらい嫌いです(ウソ)。

社内SNSとワークフローのススメ

私が社内メールを嫌う理由、それはメリットがなくデメリットしかないからです。

社内メールのメリットはいくつかあります。迅速に情報を伝達することができる、複数の人で情報共有がカンタン、ファイル(※)の受け渡しに使えること、など。
※最近は大きなファイルも添付できるようになりましたね。

しかし、これらのメリットはこの数年の間で普及が進んだ、社内 SNS やワークフローシステムを活用することで享受することができますので、残るはデメリットだけになるというわけです。

社内SNSとワークフローシステムをどんな風に活用するのかは後編にて説明しますが、この組み合わせの良さを理解するためにも、まずは社内メールのデメリットをしっかりと理解しておく必要があります。

 

社内メールのデメリットは以下の3つ。

  1. 宛先を間違って社外にメールを送ってしまう。
  2. 社外からの大切なメールが埋もれてしまう。
  3. 社内メールは情報共有になっていない。

それぞれどういう事か見ていきます。

 

1.宛先を間違って社外にメールを送ってしまう。

電子メールには宛先を間違えるというリスクが存在します。人間が操作をする限りこのリスクを無くすことはできません。

社内に送るつもりのメールを誤って社外に送ってしまう事は、想像するだけでも恐ろしいことですが、この可能性を消し去ることはできないでしょう。(何らかの仕組みを入れている場合を除く)

このリスクを考えると、電子メールは社外の人に送ることにだけ利用することが賢明です。

 

2.社外からの大切なメールが埋もれてしまう。

社内メールが多すぎて大切な社外メールを見落とした、なんてことを経験したことはありませんか?

「そんなミスしません!」という人もいれば、「あるある^^;」と共感してくれる人もいると思います。社内メールだらけ

私も以前の職場では一日に100通近くのメールが届いていました。

参加しているかどうか微妙なプロジェクトに関するメール、大した意味もなく私のメールアドレスが Cc: にセットされて届くメール、仕事の依頼メール、私が出した依頼への対応結果に関するメールなど、様々な社内メールが届いていました。

結果、メールボックスはほとんど社内メールに占領されてしまうのですが、その中には幾つかお客様など、社外からのメールが含まれています。

社内メールがどうでもいいとはいいませんが、社内メールに比べればはるかに重要度の高い社外からのメールが、大量の社内メールに埋もれてしまうことになってしまいます。

見逃しても仕方ないじゃないですか!と開き直るわけにも行きませんが、まぁ、そんなことはちょくちょく発生します。

 

3.社内メールは情報共有になっていない。

これが意外と気付かれていないデメリットです。「うちはメールとExcelで仕事をちゃんとまわせてますがなにか。」とはよく聞くセリフです。

メールの Subject や本文の書き出しに、「共有」という文字を書いて、何らかの情報を共有してくれようとするメールが飛んで来ることがあります。また、業務の引継ぎの際に、電子メールを大量に転送する、ということもあります。

しかし、これらの行為は本当に情報共有になっているのでしょうか?

電子メールは各個人のメールボックスに保存されます。そして、そのメールボックスにアクセスすることができるのは本人だけです。

共有された(はずの)データはそれぞれのメールボックスに入ります。このメールボックスには、本人以外しかアクセス出来ない状態なのに共有と呼べるでしょうか?新入社員が来たときに、共有したはずのメールをわざわざ転送する、ということが共有と呼べるでしょうか?

「情報の共有」とは、アクセスする権限を持つ人が自由に情報を利用することができることを言います。

メールでの共有は、実はちゃんとした情報共有になっていないのです。

 

メールは、

  • しっかりとした文章で社外の大切な人に送るために使う
  • 社内の人への連絡や(中途半端な)共有のためには使わない
というのが私(矢作)のオススメ。

 

以上、社内メールについてネガティブなことを書いてきましたが、じゃどうしたらいいの?という疑問が湧いてきますね。

本記事の前半にも少し書きましたが、社内メールは全て廃止して、社内SNS+ワークフローシステムに置き換えてしまえば良いのです。

クエステトラに所属する私としては、当然 Questetra BPM Suite を使いましょう!ということになるのですが、詳細は後編に記述することとします。

今回はここまで!

About YAHAGI Hajime

幸せを生み出すITを追求するクエステトラの一味です。 国産の BPM ソフト Questetra BPM Suite で日本・世界を幸せにしたい。
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