FAQ. 受信したメールから業務を開始できますか?

「電子メール」や「Webフォーム」をトリガーとして、ワークフローを開始する方法

「業務(ワークフロー)の始め方」には、イロイロな形があります。

通常は、担当者自身が自ら開始したり、上司や他の部門からの指示/依頼から開始する場合が多いですが、一方で、「電子メールによる問い合わせ」や「Webフォームからの資料請求」など、外的な起点をきっかけとして、業務が開始するケースもあります。

Questetra では、もちろん、これらのケースに対応できる仕組みを準備しておりますので、簡単に紹介します。

電子メールから起動

まず、「ワークフロー起動」専用のメールアドレスを準備します。
といっても、設定はカンタン。メールアイコンの入った開始イベント(丸いアイコン)を配置して、プロパティでメールアドレスを指定するだけです。
※メッセージ開始イベント(メール)

次に、送信元/送信元アドレス、メール件名、メール本文、などを格納するデータ項目を準備して、メールの各属性と紐付けを行えば、すべての設定は完了です。

 

業務フロー自体は、業務目的に合わせて設計する必要はありますが、まずは、シンプルな業務フローで試してみて下さい。
専用のメールアドレスにメールを送信すると、ワークフローが自動的に開始され、タスクが届いているのがわかると思います。

 

詳細は、次のドキュメントを参照して下さい。

 【自動開始】 特定メールアドレスにメールが届いた時に自動的に開始されるように設定する

 

Webフォームから起動

Webフォームと「メッセージ開始イベント(HTTP)」を連携させることで実現することができます。
(残念ながら、現在のところ、Questetra 単独では実現できませんが、いつかきっと…)

 

「連携」には、少し高度な設定(やプログラムの準備)が必要になりますが、「Google Drive フォーム」を利用すると、比較的カンタンにはじめられます。

 【自動開始】 Google Drive 「フォーム」に連動してプロセスが起動するように設定する

Webフォーム側から任意のHTTPリクエストを送信できる仕組みがあれば、他のWebフォームでも構いません。

 

 

実際、「Questetra にアカウントを持っていない人からの依頼も受け付けたい」といったシーンにて、これらの方法を利用して、ワークフローを開始するようにしている利用者は、結構いらっしゃるのではないでしょうか。

 

また、バージョン9.7(2013年7月) 以降では「申込フォーム」や「問合フォーム」などの独自のwebフォームをホームページやブログに設置できるようになりました。
入力された申込データや問い合わせ内容が直接ワークフローに取り込まれるため、より簡単な設定で迅速なワークフロー処理が実現できるようになります。

詳細は、次のドキュメントを参照して下さい。
 【自動開始】公開フォーム画面に入力があった時に自動的に開始されるように設定する

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