FAQ. アカウント情報を一括で登録できますか?

ユーザ情報をはじめ、組織情報、ロール情報を登録する方法
Question.
アカウント情報を一括で登録できますか?
Answer.
はい、CSVファイルを利用して一括登録を行うことができます。

 

Questetra をチームや組織で利用するためには、システム利用者のアカウント情報を登録する必要があります。
「ユーザ」情報はもちろん、業務の担当者を決める際のベースとなる「組織」や「ロール」の登録も必要(かつ重要!)ですので、説明します。


ユーザ・組織・ロールって何?

「ユーザ」とは、Questetra にログインして仕事を処理する人のことです。
Questetra では、ログイン時のIDとしてメールアドレスを利用していますので、ユーザごとに異なるメールアドレスが必要になります。

「組織」と「ロール」は、共に「ユーザ」の集まり(集団)です。Questetra では、ひとりの「ユーザ」は、複数の「組織」や「ロール」に所属することができます。
集団自体に階層構造があり、互いに(親子)関係があるものを「組織」、階層構造がなく、互いに独立したものを「ロール」と呼びます。

 

例えば、「営業部」や「開発部」など、組織図上の部署は、通常、「組織」で表します。一方、「課長」といった役職や「社員旅行企画チーム」といったプロジェクトチームなどは、「ロール」で表します。

 

業務フローでは、「営業部のメンバ」や「開発部門の課長」といったように、「組織」や「ロール」を用いて、業務の担当者を決めることができますので、組織(ロール)設計をしっかりと行っておくことは、業務フロー自体の設計と同様、重要になります。

まずは、登録前に、登録すべき情報を書き出すことをオススメしています。

 

「組織」と「ロール」について、もっと詳しく

CSVファイルで一括登録

「ユーザ」や「組織」「ロール」は、それぞれ、次のフォーマットのCSVファイルを利用して一括登録を行うことができます。
1行に1レコード(1ユーザ、1組織、1ロール) を記載したCSVファイルをそれぞれ準備して下さい。

 

登録情報 フォーマット(CSV形式)
ユーザ ユーザ名,メールアドレス,(パスワード)(,所属組織1,所属組織2,…)
組織 組織名(,メールアドレス(,親組織))
ロール ロール名(,所属ユーザ名1,所属ユーザ名2,…)

 

「ユーザ」一括登録では、所属する「組織」を同時に登録することができます。また、「ロール」一括登録では、ロールのメンバ(ユーザ)を一緒に登録することができます。
一括登録では、既存のデータを重複した場合は、上書きとなりますので注意して下さい。

 また、「ユーザ」一括登録時に所属「組織」を一緒に登録するためには、あらかじめ対象の組織が登録されていることが前提となります。一括登録を行う際は、1.「組織」 -> 2.「ユーザ」 -> 3.「ロール」の順番で実施いただくのが効率的です。

 

アカウント情報の一括登録方法

G Suite(旧Google Apps)と同期

G Suite を連携して利用している場合、G Suite から組織情報やユーザ情報を取得し、アカウント情報を同期させることができます。
G Suite のユーザ/組織情報は、それぞれ、「ユーザ」「組織」情報に、G Suite のグループ情報は「ロール」に同期されます。

ワークフロー選定ポイント G Suite 連携」にも記載の通り、「ユーザ/組織情報を同期しやすい」ことは、G Suite 連携において重要なポイントのひとつです。
G Suite を利用されている方は、是非ともお試し下さい。

 

詳細な利用方法は、次のドキュメントを参照して下さい。
 G Suite(旧 Google Apps)の組織・ユーザ・グループの設定を取り込む

 

 

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