社内メールは SNS とワークフローへ 後編

社内メールではできなかったことが、社内SNSとワークフローシステムでできるようになります。

 

こんにちわ!クエステトラの矢作です。

社内メールは SNS とワークフローへ 前編」では、社内メールにはメリットはなく、デメリットしかないと書いてきました。

じゃ、どうしたらいいの?

後編では、社内メールのデメリットを補い、かつ更なる付加価値を生み出す社内SNSとワークフローシステムの効果について整理します。

 

1.社内メールのデメリットを補う社内SNSとワークフローシステム

 

社内SNS、ワークフローシステムはクローズド環境で利用されるものであり、あらかじめ登録されたユーザだけが利用することが可能です。

仕事の依頼先を間違ったとしても、それは社内のクローズドな関係の中にしか情報が届かないので、大切な社内の情報を社外に漏洩してしまうということはありません。

社内メール・デメリットの1つ目「宛先を間違って社外にメールを送ってしまう。」は解消されますね。

 

社内SNSとワークフローシステムを利用することにより、社内メールをやめることになるのですから、必然的に自分のメールボックスは社外からのメールだけになります。

メールボックスはすっきりとして、お客様や取引先様からの大切なメールを見逃してしまうということはなくなります。メールボックスすっきり!

社内メール・デメリットの2つ目「社外からの大切なメールが埋もれてしまう。」も解決!

 

社内SNS、ワークフローシステムでは、通常、データを閲覧することができる権限を持ったユーザであれば、過去のデータも含め、全てのデータを閲覧することができるようになります。

キーワードや時期などにより、社内SNSに流れている(流れていた)データを検索したり、過去のものも含めて、業務の遂行状況や結果を抽出することが可能です。

然るべき権限を持つ人が、過去のデータも含めて簡単にデータを検索できる状況、これが本当の情報共有です。

社内メール・デメリットの3つ目「社内メールは情報共有になっていない。」もこれにて一件落着です。

 

2.さらなる付加価値を生み出す社内SNSとワークフローシステム

 

社内メールは主に、「業務の依頼」「業務の報告」「成果物の確認(レビュー)」「情報伝達」に使われます。

これらは、

  • ワークフローシステムで、業務の依頼、報告、成果物の確認(レビュー)を実施できる業務フローを定義して運用する。
  • 社内 SNS で情報の伝達を行う。

というように、社内メールでやりたいことは全て社内SNSとワークフローシステムで実現できることがわかります。

また、前述のとおり、社内SNSとワークフローシステムは、社内メールのデメリットも綺麗サッパリと解消してくれます。

 

しかし、社内SNSとワークフローシステムを利用することのメリットは、これだけではありません。

  • 進捗が見える
  • 集計に使いやすい
  • 情報発信への同僚のリアクションを得やすい

社内SNSとワークフローシステムを利用することで、これら3つの付加価値を得ることができます。

 

メールで業務の依頼や報告を行っているときの、業務進捗の確認は大変ストレスフルですが、ワークフローシステムでは、業務進捗は一目瞭然です。

進捗が一目瞭然!

また、作業日報などはメールで行っている限り、作業時間の集計を行う気も起こりませんが、ワークフローシステムでは入力されたデータをCSV等で抽出することは容易です。

そして、次は社内SNSの機能ですが、誰かの情報発信(情報共有)に対して、ひとことコメントを書く、いいね!を送る、などがとても簡単です。

Questetra BPM Suite の社内SNS機能

実は、Questetra BPM Suite は社内SNS機能を備えたワークフローシステム(BPMシステム)です。

ワークフローシステムと名乗っている割には、申請・承認しかできない他のワークフローシステムとは異なり、Questetra BPM Suite は多くの業務を対象に業務フローを定義することができます。

シンプルな業務依頼、報告から、問い合わせ対応、見積提出、経費精算などで活用することができるので、本当に社内メールが要らなくなります。

 

Questetra BPM Suite を使って社内メールをなくすには、次の3つを実践することで体験することができます。

  1. Questetra BPM Suite SaaS Edition 体験版に申込む。(無料)
  2. 汎用作業依頼プロセス(※)を定義する
  3. SNS 機能を積極的に活用する

※汎用作業依頼プロセスとは、業務を依頼する人と依頼される人が登場する業務プロセスで、メールで簡単に依頼していたような業務を対象に活用するプロセスです。

興味のある方は、是非 Questetra BPM Suite SaaS Edition 体験版をお申し込みください。

体験版お申し込みフォームはこちら

また、汎用作業依頼プロセスは、ワークフローサンプルの次の記事からダウンロードすることができますので、是非こちらも利用してみてください。

Workflow Sample メールボックスは「依頼仕事」の墓場だ

今回はここまで!

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幸せを生み出すITを追求するクエステトラの一味です。 国産の BPM ソフト Questetra BPM Suite で日本・世界を幸せにしたい。
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