クラウド型 ワークフロー

「本人確認の措置」の現実(マイナンバー法)

長年勤務している社員に、運転免許証を提示させるのか?

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◆◆0. はじめに

「マイナンバー制度」を、難しく考える必要はない。

しかし現実、不安に思っている方は少なくない。特に「本人確認の措置」については、非常に多くのユーザ様(※)から質問を受ける。(ウチは「ソフトウェア会社」なのだが、、、)

※ クラウド型ワークフロー『Questetra BPM Suite』

 

今回は、その「本人確認の措置」について、手短に(??)にまとめてみた。

◇1. 「本人確認」あれこれ
◇2. なぜ、他人になりすますのか?
◇3. マイナンバー法の定義
◇4. プロセスの整備と心構え

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◆◆1. 「本人確認」あれこれ

「本人であることを確認しなければならない」、、、この時点で混乱している人が多い。

たしかに理解不能だ。

 

しかしこの『本人確認』という言葉の<具体的な利用シーン>を思い浮かべてほしい。それほどムツカシイ言葉ではない。

– ケータイを契約する
– 入学試験を受験する
– 銀行口座を開設する
– 出入国管理局で審査を受ける

その「厳格さ」に違いはあるが、日常生活において『本人確認』を受ける機会は少なくない。

 

つまるところ「確認する人」が

– ああ、目の前にいるコノ人は、この住所で、この氏名ね

と確信できれば、それで良い。(イマドキは、機械でもデキル?!)

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◆◆2. なぜ、他人になりすますのか?

業務を考えるうえで、かならず議論になるのが

[Why]: なぜ「本人確認」をしなければならない?
[How Much]: どの程度のコストを掛けて「本人確認」をすべき?

の2点だ。

 

そのような場合には、「他人になりすます具体例」を理解するのが近道だ。

 

つまり、

A. 架空の名前を使っている人 (女装している・ストーカー被害中・指名手配を受けている
B. 他人の名前を使っている人 (不法滞在している・戸籍乗っ取り・給与の分散受給者

これらに当てはまる人が自社に居ると想定するかどうかによって、業務プロセス設計が大きく変わってくるのだ。

 

彼らが申請してくる個人番号は、デタラメであったり、盗難番号であったりする可能性がある。

しかし「一般的な市民しか居ない」と言い切れるのなら、「運転免許証やパスポートの提示」に必死になる必要はない。

 

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◆◆3. マイナンバー法

事実、法令にも「本人確認」の省略規定がある。

 

◇施行規則 (第3条 妙)
雇用関係にあることその他の事情を勘案し、その者が通知カード…により識別される特定の個人と同一の者であることが明らかであると…認める場合には、…に掲げる書類の提示を受けることを要しない。

 

つまり、「既存社員からのマイナンバー収集」であれば、多くの場合、「氏名」や「住所」の確認(運転免許証やパスポートの提示)を省略できるのだ。(上図の「確認1」)

(※既存の従業員であれば、これまでに何度も「確定申告」や「地方税納税」などの事務を行っている訳で、その「氏名」や「住所」は明らかと言っても良い)

 

そんな既存従業員がワークフローシステムで申請してきた番号(マイナンバー)であれば、「誤入力」(タイプミス)の確認で十分といえる。

(もちろん ID と Password などで認証されているのが前提)

 

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◆◆4. プロセスの整備と心構え

コストは「労使の親密度」に依存する。

少し「ヘンな表現」だが、最近そう思っている。(もちろん「従業員数・拠点展開・個人外注先数」にも依存する)

 

申請者が「信用に足る人」ダラケなら、メールでも、エクセルでも、手間をかけずに収集すればよい。例えば50名以下の会社が、大企業が実施するような「画一的な本人確認」を真似れば、分不相応にコストが膨れ上がってしまう

#結局のところ、「どれだけ信用するか」と「どれだけコストを掛けるか」は、最終的には社長が決めるしかない。。。(まさに責任者)

◆(参考)『マイナンバー対応方針は、社長が決めよ!』 (2015-07-08)
http://www.questetra.com/ja/blog/cat-ambitions-ja/my-number/

 

ちなみに、もし

– 「やむなく偽名を使っている人」(ストーカー被害者など)や
– 「通称名を使用している人」(民族名・夫婦別姓など)

が居たのなら、むしろ彼らに対するケア(対応プロセス)をキッチリと考えるべきだ。

 

さてさて、、、『個人番号カード』(任意)の配布に関して、新しい情報が飛び込んでくるなど、直前期にしてなお動きが激しいマイナンバー制度だが、、、なんとか無事に離陸してほしいものだ。

◇読売新聞:「マイナンバー個人カード、会社で一括申請可能に」 (2015-08-21)
http://www.yomiuri.co.jp/economy/20150820-OYT1T50099.html

 

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◆◆PS1.

マイナンバーの「管理」(保管)についても良く質問を頂く。

コチラについても、(また機会を見つけて投稿したいが)、大げさにとらえる必要はない。基本的には「使いこなしてきたツール」(使いこなせそうなツール)を選択することが重要だ。

仮に Excel が苦手なら、無理に Excel で管理しようとしてはイケナイ。もし Google Spreadsheet が大得意なら、 Google Spreadsheet で管理しても構わない。

 

◆◆PS2.

「美容整形」で本人確認がデキナイとか、、、もし社内で、そんな事態に遭遇したら、、、、かなり悩ましい。

(現実、出入国審査の現場では問題になってるらしい。。。)

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