クラウド型 ワークフロー

見積承認フローの改善奮闘 – 承認要否の自動判断 –

承認が必要かどうかで迷わないようにするために!

こんにちわ!矢作です!

 

とある営業部長(私のこと)は、現在、「見積承認フロー」の改善に奮闘中!

 

最初に取り組む改善は、作成した見積もりが承認を必要とするのか必要としないのか、営業マンが迷わないようにすることを目的とするもの。

 

クラウド型ワークフロー Questetra BPM Suite を利用

 

「見積承認フローの改善奮闘」では、業務フローの改善のために、クラウド型ワークフロー「Questetra BPM Suite」を使うことを前提として進めます。また、必要に応じて他のクラウドサービスを利用することもあります。

 

「Questetra BPM Suite」上で利用していただけるアプリもダウンロードできるようにするので、実際に使ってみたい!と言う人は、Questetra BPM Suite 無料版をお申込みください。

 

承認の要不要に迷うコストを下げたい

 

今回の改善の目的は次の通り。

 

作成した見積書が営業部長の承認を必要とするのかどうか、
を営業マンが迷うことで発生するコストを下げる

 

クエステトラの見積もり承認フローでは、次のような条件の時に営業部長の承認を必要とします。

 

  • 特別な値引きが必要なもの
  • 公開している価格表がないサービスに関するもの
    (コンサルティング、管理者向けトレーニングなど)

 

それほど複雑なルールではありませんが、ルールを遵守するためには、自分が作成した見積書について承認が必要なのかどうなのかを迷う場合があります。

 

 

営業部長の承認を必要とするものだけを見積承認フローで処理しており、承認を必要としないものは、営業マン自身の判断で処理されるため、実際にどれだけの見積書が提出されているのかが営業部で把握できません。

 

今回の改善では、承認の要否に関わらず見積承認フローで処理するようにし、全ての見積書の状況が把握できる効果も期待できます。

 

承認の要否を決める選択肢を用意

 

実際に取り組んだ改善は次の通り。

 

  • これまで承認が必要なものだけを承認フローに流していたが、全ての見積もりを流すことにする。
  • 承認の要否を決定するデータ項目を選択肢で選べるようにする。

 

これまでは、承認が必要なものだけを見積もり承認フローで取り扱っていました。今後は、営業部全体の見積書の提出状況を把握することも兼ねて、全ての見積もりを承認フローに流すことにしました。

 

同時に、作成した見積書の申請時に、次の情報を入力できるようにしました。

 

  • 値引き種別 (チェックボタン:「特別な値引きが必要」)
  • サービス種別 (チェックボタン: 「SaaS」「その他(導入支援、コンサル等)」)

 

ここで入力された値が、承認が必要になるかどうかの判定に利用されます。

 

 

自動的に承認工程が割当てられるように

 

「値引き種別」「サービス種別」を入力できるようになったことで、これらの項目の値により、自動的に営業部長に承認工程が割当てられるようにしました。

 

具体的には以下のような条件が成り立つ場合に、自動的に営業部長に承認工程が割当てられます。

 

  • 値引き種別で「特別な値引きが必要」にチェックが入っている場合
  • サービス種別で「その他(導入支援、コンサル等)」にチェックが入っている場合

 

 

 

営業マンは全ての見積書を見積承認フローに流すと、承認が必要なものは自動的に営業部長に承認工程が割当てられます。これにより営業マンは、承認の要否について迷うことがなくなります。同時に、見積書の提出状況が全て把握できるようになります。

 

今回はここまで!


参考

 

YAHAGI Hajime の紹介

幸せを生み出すITを追求するクエステトラの一味です。 国産の BPM ソフト Questetra BPM Suite で日本・世界を幸せにしたい。
YAHAGI Hajime の投稿をすべて表示

あわせて読みたい
55.カイゼン Tips の前の記事 無料で作る「問い合わせ対応システム」応用編
55.カイゼン Tips の次の記事 見積承認フローの改善奮闘 - 二重入力問題の発生 -
YAHAGI Hajime の他の記事 新鮮な情報を営業マンに入力させる方法

アーカイブ

 RSS