クラウド型 ワークフロー

見積承認フローの改善奮闘 – ファイル名の自動生成 –

自動生成される見積書PDFファイルを識別しやすくしよう!

こんにちわ!矢作です!

 

とある営業部長(私のこと)は、現在、「見積承認フロー」の改善に奮闘中!

 

幾つかの改善を重ねてきましたが、営業マンにはまだまだ不満がある様子。自動生成される見積書 PDF のファイル名を識別しやすいものにしてくれ!とのこと。
※参考記事:見積承認フローの改善奮闘 – 見積書PDF自動生成 –

 

クラウド型ワークフロー Questetra BPM Suite を利用

 

「見積承認フローの改善奮闘」では、業務フローの改善のために、クラウド型ワークフロー「Questetra BPM Suite」を使うことを前提として進めます。また、必要に応じて他のクラウドサービスを利用することもあります。

 

「Questetra BPM Suite」上で利用していただけるアプリもダウンロードできるようにするので、実際に使ってみたい!と言う人は、Questetra BPM Suite 無料版をお申込みください。

 

見積書PDFファイルの名前に見積書番号を含める

 

これまでに作った見積承認フローでは、承認された後に自動生成される見積書ファイルの名前は全て “見積書.pdf” でした。頻繁に見積書を提出する営業マンにとっては、見積書.pdf を他の申請と区別するために手動で識別しやすいものに変更する必要がありました。この変更の手間が、営業マンにとっての不満になるのです。

 

そこで、自動生成されるPDFファイルの名称が自動的に見積書番号を含む形になるように改良を行いました。この改良はカンタンです。

 

データ項目「見積書番号」の初期値に番号を自動生成する “おまじない” を書きましたが、このおまじないをデータ項目「見積書PDFファイル名」の初期値に含まれるようにします。

 

今回は、見積書PDFファイル名を、”見積書-見積書番号.pdf” という形します。具体的に言うと、見積書番号が 201711001 の場合、”見積書-201711001.pdf” という形にするということです。

 

データ項目「見積書PDFファイル名」の初期値に、見積書- という文字に続けて、データ項目「見積書番号」の初期値に入力された値を入力し、最後に .pdf という文字を入力すれば、”見積書-見積書番号.pdf” というファイル名が生成されることになります。

 

データ項目「見積書番号」に入力した初期値を、”見積書-” と “.pdf” で挟めば良い、という説明の方が分かりやすいかもしれません。

 

 

今回の改良で、申請ごとにファイル名が異なる見積書PDFファイルが生成されるようになりました。営業マンはファイル名を見ただけで見積書番号が分かるようになりました。

 

今回改良を加えた見積承認フローを Questetra BPM Suite で動作確認していただけるファイルを用意しています。興味ある人はダウンロードしてお試しください。

 

今回はここまで!


参考

 

YAHAGI Hajime の紹介

幸せを生み出すITを追求するクエステトラの一味です。 国産の BPM ソフト Questetra BPM Suite で日本・世界を幸せにしたい。
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