クラウド型 ワークフロー

見積承認フローの改善奮闘 – 見積書番号の自動採番 –

採番だけじゃなく、入力も自動でミスを撲滅!

こんにちわ!矢作です!

 

とある営業部長(私のこと)は、現在、「見積承認フロー」の改善に奮闘中!

 

ここまでの改善で、見積もり承認を必要とするかどうかの自動判定、見積書PDFファイルの自動生成を実現してきましたが、現場の営業マンにとってはまだまだ不満があるようです。

 

不満のひとつ、見積書番号の採番が面倒!という課題を解決することに取り組みました。

 

クラウド型ワークフロー Questetra BPM Suite を利用

 

「見積承認フローの改善奮闘」では、業務フローの改善のために、クラウド型ワークフロー「Questetra BPM Suite」を使うことを前提として進めます。また、必要に応じて他のクラウドサービスを利用することもあります。

 

「Questetra BPM Suite」上で利用していただけるアプリもダウンロードできるようにするので、実際に使ってみたい!と言う人は、Questetra BPM Suite 無料版をお申込みください。

 

見積書番号を手入力するのは面倒なだけでなく危険

 

お客様に提出する見積書には、それぞれを識別するための管理番号として「見積書番号」を付与しています。見積承認フローの「見積申請」工程で、営業マンは見積書番号を入力して申請を行います。

Google スプレッドシートを使って「見積書番号」を管理するための台帳を用意しておき、営業マンは「見積書番号」を申請前に事前に取得し、それを申請時に正しく入力しなければならないのです。

 

営業マンにとっては採番をするという行為が面倒でしか無いですし、管理番号を誤って入力してしまうリスクも潜んでいます。

 

ということで、今回は「見積書番号」を自動採番し、自動的にデータ項目「見積書番号」にセットされる、という改善を行います。

 

「見積書番号」の自動採番

 

「見積書番号」を自動採番するには、Questetra BPM Suite の「プロセス連番」機能を利用します。

 

Questetra BPM Suite では、アプリ(ワークフロー)ごとに「プロセス連番」というものを持っています。「プロセス連番」は、フローが起動する度に、前回起動されたフローの「プロセス連番」に、プラス1された値となり、データ項目の初期値に利用することができます。

 

連番は、日単位、月単位、年単位のいずれかでリセットされるようにセットすることもできます。

 

私達の営業現場では、「見積書番号」は次のようなルールで採番しています。「プロセス連番」機能を使って、このルールに従った「見積書番号」が自動的に採番されるよう設定を行います。

 

  • 全体で9桁とする。
  • 先頭の6桁は年と月を表すものとする。例えば、2017年11月、2018年1月に発行される見積書の場合はそれぞれ 201711, 201801 となるようにする。
  • 後ろの3桁は「プロセス連番」部分とする。その月の10番目、150番目に発行される見積書の場合はそれぞれ 010, 150 となるようにする。
  • 「プロセス連番」部分は月に一度リセットされる。

 

つまり、2018年1月に150番目に発行される見積書番号は 201801150 になります。

 

「プロセス連番」機能の設定

 

最初に「プロセス連番」の設定を行います。アプリの詳細画面にある、「アプリ」をクリックすると表示される「プロセス連番の編集」をクリックします。表示された画面で、リセット種別を 毎月リセット にします。

 

 

これで、毎月連番がリセットされるようになります。

 

初期値の設定

 

データ項目「見積書番号」の初期値を設定します。データ項目「見積書番号」の設定が面で、次の図の編集を押して表示される画面で初期値を設定します。

 

 

表示されたダイアログで「初期値」に”おまじない”を入力します。”おまじない” には、見積書番号のルールを書きます。具体的には次の画像に書かれたような “おまじない” を記入します。

 

#{#format(processInstanceStartDatetime, 'yyyyMM')}#{#sformat('%03d', processInstanceSequenceNumber)}

 

詳しい説明は省略しますが、プロセス連番を絡めて様々な初期値を生成させることができます。詳細な説明と様々なサンプルについては Questetra BPM Suite の使い方を参考にしてください。

 

◇◇

 

今回の改善で見積書番号が自動的に採番され、かつ自動的にデータ項目「見積書番号」にセットされるようになりました。これで営業マンの負担も少し減り、見積書番号の入力ミスもなくなりました。

 

今回の改良を加えた見積承認フローを Questetra BPM Suite で動作確認していただけるファイルを用意していますので、興味ある人はダウンロードして是非お試しください。

 

しかし、見積承認フローはまだまだ改善すべきことがありますね…


参考

 

YAHAGI Hajime の紹介

幸せを生み出すITを追求するクエステトラの一味です。 国産の BPM ソフト Questetra BPM Suite で日本・世界を幸せにしたい。
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