クラウド型 ワークフロー

見積承認フローの改善奮闘 – 見積書PDF自動生成 –

「二重入力」問題解消!さらにミスも削減!

こんにちわ!矢作です!

 

とある営業部長(私のこと)は、現在、「見積承認フロー」の改善に奮闘中!

 

見積承認フローの承認要否の判定を自動的に行う仕組みを導入したものの、「二重入力」問題が発生してしまいました。業務改善のつもりが、営業マンの負荷をあげてしまうことになってしまいました。

 

この「二重入力」問題を解決するために、見積書ファイルを自動生成する仕組みを構築したので、その様子を紹介します。

 


クラウド型ワークフロー Questetra BPM Suite を利用

 

「見積承認フローの改善奮闘」では、業務フローの改善のために、クラウド型ワークフロー「Questetra BPM Suite」を使うことを前提として進めます。また、必要に応じて他のクラウドサービスを利用することもあります。

 

「Questetra BPM Suite」上で利用していただけるアプリもダウンロードできるようにするので、実際に使ってみたい!と言う人は、Questetra BPM Suite 無料版をお申込みください。

 

PDF ファイルを自動生成する工程を配置

 

「見積承認フローの改善奮闘 – 承認要否の自動判断 –」で作成した見積承認フローは次の図のようなものでした。

 

 

「1.見積申請」工程で見積書ファイルを添付し、顧客名や金額を入力します。見積書ファイルを作る段階で、Excelに顧客名や金額を入力しているので、同じ作業の繰り返しとなり、営業マンの負荷を上げてしまうことになりました。

 

そこで、「1.見積申請」工程で明細を含む、見積書を作るために必要な情報を全て入力し、承認されたら自動的に見積書 PDF ファイルが生成されるような仕組みを作ることとしました。

 

まずは、次の図のように、上記フロー図に “サービスタスク(PDF生成)” という工程を追加します。

 

 

PDFファイル生成の準備

 

“サービスタスク(PDF生成)” を配置するだけで見積書ファイルが自動的に生成されるとカンタンでいいのですが、そこまでカンタンではありません。PDFファイル生成の準備には次のようなステップがあります。

 

  1. PDFファイルに出力するデータを入力できるようにする
  2. “台紙PDF” を用意する
  3. サービスタスク(PDF生成)の設定をする

 

このような手順があるのですが、順番に進めていきましょう。

 

1. PDFファイルに出力するデータを入力できるようにする

 

見積書のPDFファイル生成するには、「1.見積申請」工程で見積明細など、見積書を構成する情報を全て入力できるようにしなければなりません。具体的には次の図のような画面になるようにします。

 

 

今回は次のようなデータ項目を追加し、「1.見積申請画面」で入力できるようにしました。

  • 見積書番号(文字型)
  • 提出先名称(文字型)
  • 提出先担当者名(文字型)
  • 見積もりメッセージ(文字型)
  • 営業担当者名(ユーザ型)
  • 発行日(日付型・年月日)
  • 有効期限(日付型・年月日)
  • 明細(テーブル型)
  • 明細小計(数値型)
  • 明細小計 x 税率(数値型)
  • 合計金額(数値型)
  • 特記事項(文字型)

 

また、申請画面では特に関係ありませんが、後ほどの設定で必要となる次の2つの項目も追加しておきます。

  • 見積書PDF(ファイル型)※生成されたPDFファイルが保存されるデータ項目
  • 見積書PDFファイル名(文字型・初期値=見積書.pdf)※PDFファイル生成時のファイル名

 

2. “台紙PDF” を用意する

 

「1.見積申請」工程で入力したデータは、”台紙PDF” というものに決められた場所やフォントで出力され、新たにPDFファイルが生成されます。この台紙PDFと呼ばれるものを作成します。

 

“台紙PDF” は、PDF ファイルを作成・編集などできるツール(Adobe Acrobatなど)を使って作成します。次の図のように、どの項目をどこに配置するのか、どんなフォントで表示するのか、等を細かに設定していきます。

 

 

作成した “台紙PDF” はアドオンとして登録します。(具体的な登録方法は使い方「業務データを挿し込んだPDF帳票が自動生成されるように設定する」を参考にしてください)

 

3. サービスタスク(PDF生成)の設定をする

 

フロー図に配置したサービスタスク(PDF生成)をダブルクリックしてプロパティ画面を表示させ、ここで最後の設定を行います。

 

“台紙PDF” の登録を済ませていると、アドオンにチェックを入れることで名前から登録した “台紙PDF” を選ぶことができます。

 

また、PDFファイルを保存するファイル型データ項目、保存する際のファイル名を指定する文字型データ項目には、それぞれ「見積書PDF」と「見積書PDFファイル名」を指定します。

 

見積書PDF自動生成の価値

 

ここまでの設定で実際に動かしてみると、「1.見積申請」で入力したデータが差し込まれた見積書PDFが自動的に生成されることを確認できます。

 

 

これにより、営業マンの不満である「二重入力」問題が解消されました。営業マンもこれで機嫌よく仕事に取り組んでくれるでしょう(笑)。

 

今回の改良では、更に良いことがあります。それはミスが減るということ。

 

データの入力回数が多ければ多いほど、ミスを埋め込んでしまうリスクは上がります。データ入力の回数が一度で済むようになったことで、ミスの確率が下がります。

 

業務フローの中で自動化すると、単に省力化が進むだけでなく、業務の品質もあがっていく、ということですね。

 

今回改良を加えた見積承認フローを Questetra BPM Suite で動作確認していただけるファイルを用意していますので、興味ある人はダウンロードして是非お試しください。サンプルの台紙PDFも付属しています。

 

今回はここまで!


参考

 

YAHAGI Hajime の紹介

幸せを生み出すITを追求するクエステトラの一味です。 国産の BPM ソフト Questetra BPM Suite で日本・世界を幸せにしたい。
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