クラウド型 ワークフロー

「社内SNS」こそ業務プロセス改善の基盤!

業務改善を加速させる「社内SNS」の使い方

こんにちわ!矢作です。

2013年7月5日に開催されたBPMフォーラム2013では、次のタイトルでクエステトラが考えるBPMについてプレゼンテーションしました。

社内SNSがBPMにもたらす価値
~円滑なコミュニケーションが業務を加速する~

 この記事では、このセッションでお話しした内容を紹介します。長い記事になってしまったので、各節のタイトルを書いておきます。興味あるところだけでもご覧くださいませ。

  1. クエステトラが考えるBPM
  2. BPMにはコミュニケーションが必須
  3. 社内SNSがBPMにもたらす価値
  4. BPMSに求められる社内SNS機能とは?
  5. 社内SNS機能を備えたBPMシステム「Questetra BPM Suite」

クエステトラが考えるBPMは「楽しいBPM」。

「楽しいBPM」は、BPMフォーラム2013が開催される前にまとめた記事「今週5日『BPMフォーラム』で講演シマス!」に詳細が書かれています。

世間では、BPMはとてもお金がかかるもの、とても大変なもの、というイメージがなぜか持たれています。残念なことに、多くのIT企業がBPMをそんなイメージにしてしまっている節も見受けられます。(そもそもBPMはIT前提ではない!!!)

しかし、本来、BPMは大きなお金を投じて、大変な思いをして取り組むようなものではありません。

とにかく現場で始めること、そして小さな成功を連続させること、そしてそれをシステム中心ではなくヒト中心で進めること。これらを実現できれば必ずBPMは楽しいものとなり、BPMの成功を必ずや実現するものとなるでしょう。

つまらないBPMと楽しいBPM

つまらないBPMはやめて、現場主導のBPM、成功が連続するBPM、ヒト中心のBPMを実現しましょう!こんな楽しいBPMはきっとうまくいくはず。

つまらないBPM

これまでのBPMはこんな感じでした。予算が大きい。取り組むまでに時間がかかりすぎる。先が見えない。
こんなつまらないBPMはやめて・・・!

楽しいBPM

こんなBPMに取り組みましょう!これなら成功しそうですよね?

すぐに取り組み、小さな成功を連続して生み出す。そして徐々に理想の業務プロセスに近づいていく、そんな活動が楽しいBPMであり、本来のBPMです。

The BPM of the people, by the people, for the people.

楽しいBPM。それはヒト中心のBPMです。ある偉人の言葉を真似て表現すると、こんな感じで表現するのがぴったりです。

The BPM of the people, by the people, for the people.

BPM活動にはコミュニケーションがとても大切です。いや、大切どころか必須です。

 

ヒト中心

楽しいBPMは、現場主導、成功の連続、ヒト中心であることが重要な要素であることは前述のとおりです。ここからは、特に「ヒト中心」に絞って書いていきます。

「ヒト中心」といっても、業務はひとりで行うものではありません。複数のヒトと上手にコミュニケーションをとって進めていくことが大切です。

コミュニケーションあるときないとき

コミュニケーションがないと、ひとりで考えなければならないので、浮かぶアイデアに限界があります。また、他の人からのアドバイスを得ることも難しいです。

一方、活発なコミュニケーションがあれば、上司、先輩や後輩などとの議論を経て、アイデアが出てくる可能性が無限に広がります。また、自分とは立場の違う人達などからも良い助言をいただけたりもします。

ヒトとヒトの連携こそが成果を高める!

業務を進めていく際、その中心には必ずヒトがいます。楽しいBPMを実現するには、ヒトが中心でなければなりません。

そんなヒト同士の連携を深め、良い成果を生み出すためにはコミュニケーションがとても重要で、楽しいBPMの実現には必須な要素であることは分かっていただけると思います。

「電子メール」はコミュニケーションに役立つ?

世の中にはコミュニケーションを効率よく行わせるツールが幾つかありますが、それらを使って本当にうまくコミュニケーションできているのでしょうか?

最も多くのヒトがコミュニケーションに利用するツールは「電子メール」であると思いますが、「電子メール」には、効率よく、効果的にコミュニケーションを行えない欠点があります。

「メールで共有します!」という言葉はよく聞きますが(もしくはメールでよく見ますが)、実はメールでの共有は不完全です。過去のやり取りを、後からプロジェクトに参加したヒトや新入社員は見ることができません。これが「不完全な共有」である最大のポイントです。

更に次のようなデメリットもあります。

閲覧性が著しく低い。
大切な情報が埋もれてしまう。
手軽でない。
メールの書き出しに暗黙のルールがある。
送ってしまったメールは削除できない。
誤った情報を保存してしまう。

他にも、電話や口頭、チャットなどもありますが、やはり電子メール同様幾つかの欠点があります。

ではどのツールを使えば良いのか?

コミュニケーションを効率よく、効果的に行えるツールは社内SNSです。

社内SNS

SNSとは、ヒトとヒトとのネットワークを構築することに特化したサービスです。FacebookTwitterが有名ですね。

社内SNSは、社内などの組織に閉じられた空間で使うことができる Facebook のようなものであると考えてください。

社内SNSの持つ機能として最も大きな特徴は、

  • 発信された情報がその組織内でオープンであること
  • 情報がとても発信しやすいこと

です。

社内SNSはBPMにどのような価値をもたらすのでしょうか。

社内SNSの特徴は前述のとおり、

  • 発信された情報がその組織内でオープンであること
  • 情報がとても発信しやすいこと

です。

このような特徴があることで、次のような効果が生まれます。

情報の発信が簡単にできるので、相談や議論を容易に行えます。その結果、良いアイデアが生み出される可能性が高まります。

しかも、オープンな場での助言や議論が行われますので、この場で出てきた個々の持つ暗黙知が自然と共有されます。

更に、オープンな場でお互いに感謝の声を掛け合ったりすることも簡単にできるので、チーム力の向上にもつながるでしょう。

BPMにはコミュニケーションが必須

BPM活動にはコミュニケーションがとても大切です。いや、大切どころか必須です。

社内SNSがBPMにもたらす価値

社内SNSの特徴を活かした活発なコミュニケーションの結果、BPM視点では、

  • 業務のQCDが高まる
  • イレギュラーへの対応をうまくやる
  • 業務改善のアイデアを創出する

という効果が期待できます。BPM成功の可能性が高まります。

これまでのBPM(社内SNSなし)

これまでBPMの活動を助けるツールはBPMシステム(BPMS)だけでした。

社内SNSとBPMS

これからは従来のBPMシステム(BPMS)の機能に加え、社内SNSを組み合わせることで、楽しいBPMを実現しBPMを成功させましょう。

企業などが取り組むBPM活動を支援するBPMシステム(BPMS)に求められる社内SNS機能がどのようなものであるべきかを考えていきます。

業務が行われる現場で発生するコミュニケーションの例を紹介します。

業務のコミュニケーション

ある部署のメンバが何かを申請し、その後、マネージャ・部長が承認・決裁を行う業務フローです。

申請や承認などの仕事は、業務フロー図の通りに進められるのですが、実際に仕事が行われるとき、様々なコミュニケーションが発生します。

例えば、吹出しのようなコミュニケーションが発生します。

  • マネージャが申請者(メンバ)のミスを指摘
  • 同僚が過去の資料があることを助言
  • 部長が決裁の時に期限を確認
  • 業務フローの管理者に改善を要望( → 誰かが改善に着手)

シンプルな業務フローでも、様々なコミュニケーションが発生することがわかります。

コミュニケーションが活発に行われると、今回のように、業務フローを改善するアイデアが創出されることもあります。

まずは、仕事を処理する画面で簡単に情報発信できる機能です。

例えば、申請を行おうとする画面において簡単に疑問などを書く(発信する)ことができる機能。

仕事の画面で簡単に情報発信

この例では、画面上部が申請情報を入力する場所になっていますが、その下が社内SNS機能です。簡単にコメント入力したり、他の人が入力したコメントを参照できます。

2つ目は、社内SNSから関連する業務(案件)の情報を参照できる機能。

社内SNSから関連する業務(案件)の情報を参照

右のタイムラインと書かれている箇所に、社内SNS上で発信された情報が流れています。

タイムライン上のコメントに緑の帯(販促ポスター(A1サイズ)と書かれている)がありますが、ここをクリックすると、左に関連する業務の情報が表示される、というような機能が、BPMSに求められる社内SNS機能の2つ目です。

この機能があると、社内SNS上に流れる様々なコメントから、関連する業務の詳細を確認し、コメントを返す、というようなことが容易にできるようになります。

必須の機能ではありませんが、LINEというSNSサービスが爆発的な人気を獲得するに至った大きな要素であるスタンプ機能があれば、BPMはますます楽しくなるでしょう。

この機能は、ヒトの感情を文字ではなく、絵で伝えるということができる機能です。感謝の気持ち、喜びの気持ちなどを容易に伝えることができます。

楽しいBPMにどんどん近づきますね。


社内SNSがBPMを加速する

BPM は業務プロセスの改善活動ですが、ここに社内SNSを活用し活発なコミュニケーションが行われるようになると、BPM 活動が更に強化、加速されます。

つまらない→楽しいBPM

つまらないBPMはやめて、楽しいBPMに取り組みましょう。

社内SNSとBPM

そして、社内SNSを使ったコミュニケーションが活発なBPM。業務に関わるヒト全員で成功に導くようなBPMを目指しましょう。

The BPM of the people, by the people, for the people.

繰り返しになりますが、楽しいBPMはヒト中心のBPMです。ヒトとヒトをつなぐ社内SNSを活用し、更に楽しいBPMを実現しましょう。

The BPM of the people, by the people, for the people.

Questetra BPM Suite は2年前(2011年8月)に社内SNS機能が実装されました。「BPMSに求められる社内SNS機能とは?」の節で書いた3つの機能は全て備わっています。

社内SNS機能のスタンプを追加
  • 仕事を処理する画面で簡単に情報発信できる
  • 社内SNSから関連する業務(案件)の情報を参照できる
  • LINE のスタンプのように絵で感情を伝えることができる

この社内SNS機能も含めて、Questetra BPM Suite SaaS Edition の機能を全て無料でご利用頂けるサービスがあります。今すぐ楽しいBPMを始めたいヒトは以下よりお申し込みください。すぐにご利用いただけます。

Questetra BPM Suite 無料サービスお申し込みフォーム

今回はここまで!

参考


YAHAGI Hajime の紹介

幸せを生み出すITを追求するクエステトラの一味です。 国産の BPM ソフト Questetra BPM Suite で日本・世界を幸せにしたい。
YAHAGI Hajime の投稿をすべて表示

あわせて読みたい
55.カイゼン Tips の前の記事 BPOサービスベンダがBPM活用で得られる3つのメリット
55.カイゼン Tips の次の記事 業務の可視化(見える化)、3つの視点
YAHAGI Hajime の他の記事 Web 会議ではイヤホン使ってね♪

アーカイブ

 RSS