クラウド型 ワークフロー

見積承認フローの改善奮闘 – 安全なファイルの提出(動作確認) –

アップロードされたファイルに、ダウンロード期限とダウンロードパスワードが設定されるか確認しよう!

こんにちわ!矢作です!

 

ある営業部長(私のこと)は、現在「見積承認フロー」の改善に奮闘中!

 

今取り組んでいる改善は、「見積承認フロー」見積承認後に自動生成される見積書 PDF ファイルを安全にお客様に提出する手段を追加すること。「見積承認フローの改善奮闘 – 安全なファイルの提出(自動工程の開発) –」では、Box へのアクセスを担当するアドオン(自動工程)を開発しました。

 

今回の記事では、アドオン(自動工程)を利用する方法を紹介します。

クラウド型ワークフロー Questetra BPM Suite を利用

 

「見積承認フローの改善奮闘」では、業務フローの改善のために、クラウド型ワークフロー「Questetra BPM Suite」を使うことを前提として進めます。

 

「Questetra BPM Suite」上で利用していただけるアプリもダウンロードできるようにするので、実際に使ってみたい!と言う人は、Questetra BPM Suite 無料版をお申込みください。

 

今回は、「見積承認フローの改善奮闘 – 安全なファイルの提出(処理画面の作成) –」でワークフロー図の変更や、データ項目の追加を行いましたが、そのアプリに手を加えていく形で進めます。

 

アドオンの利用方法

 

アドオンを利用できるようになるまでの流れは次のとおりです。

 

  • (1) アドオンファイルを入手する。
  • (2) アドオンファイルをインポートする。
  • (3) ワークフロー図にアドオンを配置する。
  • (4) アドオンの設定を行う。

 

順番に説明していきます。

 

(1) アドオンファイルを入手する

 

見積承認フローの改善奮闘 – 安全なファイルの提出(自動工程の開発) –」で開発したアドオンは Questetra の Web サイトで公開されています。様々なアドオンを入手することができるようになっていますが、ここをクリックすると今回利用するアドオンの詳細ページが表示されます。

 

このページの右上にある「ダウンロード」をクリックすると、アドオンファイルがダウンロードされます。

 

(2) アドオンファイルをインポートする。

 

アドオンファイルをダウンロード(入手)したら、Questetra BPM Suite で、アドオンを利用したいアプリの詳細画面を表示させます。

 

 

「▼アプリ」という文字をクリックして表示されるメニューの中から「アドオンの管理」をクリックすると、アドオンを追加する画面が表示されます。

 

画面上部に、アドオンに関する情報を入力するところがあります。「種類」では “サービスタスクの定義ファイル (ベータ版) 最大10″ を選択。「名前」では、追加するアドオンの名前を入力。例では、”box-file-update-20171010-addon.xml” としました。「ファイル」で先程ダウンロード(入手)したアドオンファイルを選択します。

 

 

入力内容に間違いが無いことを確認して「保存」ボタンを押すと、画面下部の「サービスタスクの定義ファイル….」という所に、入力した内容が追加されます。

 

これでアドオンファイルのインポートが完了です。

 

画面下部に表示されている「詳細へ戻る」をクリックして、再びアプリの詳細画面を表示させます。

 

(3) ワークフロー図にアドオンを配置する。

アプリの詳細画面で「編集」ボタンを押し、アプリのワークフロー図を表示させます。左メニューを basic から advanced に切り替え、上から2番目のタスクにマウスカーソルを合わせます。

 

次の図のように、ひとつ工程の種類が増えていれば、アドオンファイルのインポートがうまくいっているということになります。

 

 

もともとダミーで置いていたスクリプト工程「Box へ」を削除し、追加したアドオンを配置します。

 

 

(4) アドオンの設定を行う。

 

ワークフロー図でアドオンを配置したら、ダブルクリックをしてプロパティ画面を開きます。この画面でアドオンの設定を行います。設定は次のように行います。

 

  • A: OAuth2通信許可設定名
  • B: boxのフォルダIDが格納されている文字列型or選択肢型データ
    • 文字型「Box 見積書フォルダ ID」を選択。
  • C: アップロードするファイル型データ
    • ファイル「見積書PDF」を選択。
  • D: ダウンロード期限が格納されている日付型データ
    • 日付型「見積書 PDF ダウンロード期限」を選択。
  • E: ダウンロードパスワードが格納されている文字型データ
    • 文字型「ダウンロードパスワード」を選択。
  • F: ダウンロードURLが格納される文字型データ
    • 文字型「ダウンロードURL」を選択。
  • X: 通信ログが格納される文字列型データ
    • 今回はセットしません。エラー発生時に通信や処理がうまくいっているのかを確認したい場合に、複数行の文字型データを用意しておき、そのデータ項目を指定します。

 

具体的には次の図のように設定します。

 

 

ここまでできたら、アプリを保存しリリースします。

 

動作確認

 

あとは実際にこのアプリをつかって見積申請を行い、Box にファイルがアップされるかどうかを確認します。

 

確認のポイントとしては、次の 3 つです。

 

  • 文字型「ダウンロードURL」にセットされたURLに、Box にログインしていない状態でダウンロードできるか?
  • その際、文字型「ダウンロードパスワード」に指定したパスワードを入力することでダウンロードできるか?
  • 日付型「ダウンロード期限」で指定した日付が、公開期限として設定されているか?

 

それでは、実際に作成したアプリで見積申請を行い、どのような動きになるのかを確認してみましょう。

 

「1.見積申請」工程で適当な見積内容を入力し処理を完了させます。申請内容が承認を必要とする内容である場合は、「2.見積承認」工程の処理も続けて行います。

 

 

続けて「3.提出準備」工程で、「ダウンロード期限」と「ダウンロードパスワード」を入力します。

 

 

「3.提出準備」工程の処理完了後、アドオンの処理が正しく完了すれば、生成された見積書 PDF ファイルが Box にアップロードされ、それをダウンロードするための URL が「ダウンロードURL」という項目にセットされます。

 

 

「ダウンロードURL」にセットされた URL にアクセスすると、最初にポイントとして挙げた次の 3 つについて確認します。

 

  • 文字型「ダウンロードURL」にセットされたURLに、Box にログインしていない状態でダウンロードできるか?
  • その際、文字型「ダウンロードパスワード」に指定したパスワードを入力することでダウンロードできるか?
  • 日付型「ダウンロード期限」で指定した日付が、公開期限として設定されているか?

 

まずは、Box にログインしていない Web ブラウザで「ダウンロードURL」のURLにアクセスしてみましょう。すると、次のようにパスワードを求められる画面が表示されます。

 

 

パスワード入力フォームに正しいパスワードを入力すると、見積書PDFファイルがダウンロードされますが、不正なパスワードを入力すると、ダウンロードされません。

 

次に、Box にログインした状態で、アップロードされたファイルにダウンロード期限が設定されているかを確認します。Box にログインして、アップロードされたファイルをクリックすると、次の図のように「この共有リンクは YYYY/MM/DD に無効になります。」と入力したダウンロード期限が設定されたことを示すメッセージが表示されます。

 

 

これで3つのポイント全てを確認することができました。

 

 

Box に見積書 PDF ファイルを自動的にアップロードし、ダウンロード期限やパスワードを設定するアドオンを使って、どのような動きになるのかを確認しました。

 

今回、作成したアプリはここからダウンロードできるようにしておきますので、興味がある人は、是非、動作を確認してみてください。その際、OAuth2.0 の設定や Box 側の設定を行う必要がありますが、これらの設定はご自身でお願いします。

 

今回はここまで!


参考

 

YAHAGI Hajime の紹介

幸せを生み出すITを追求するクエステトラの一味です。 国産の BPM ソフト Questetra BPM Suite で日本・世界を幸せにしたい。
YAHAGI Hajime の投稿をすべて表示

あわせて読みたい
55.カイゼン Tips の前の記事 見積承認フローの改善奮闘 – 安全なファイルの提出(自動工程の開発) –
55.カイゼン Tips の次の記事 見積承認フローの改善奮闘 – 見積書ファイルの自動提出 –
YAHAGI Hajime の他の記事 見積承認フローの改善奮闘 – 安全なファイルの提出(INPUTとOUTPUTの整理) –

アーカイブ

 RSS