クラウド型 ワークフロー

「マイナンバー収集体制」カンタン構築方法!

「正確なマイナンバー」「本人確認」を確実に行うには、収集の業務プロセスを可視化しましょう。

こんにちわ!矢作です!

 

皆さんの手元にはもう届きましたでしょうか?話題のマイナンバーです。

 

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実は、企業は社員などのマイナンバーを収集しなければなりません。

 

各企業において、社員などのマイナンバーを収集、保管、利用することになるのですが、本記事では「収集」にフォーカスを当てた内容になっています。

 

マイナンバーを「収集」する体制を、カンタンに構築する方法を紹介します。

 

マイナンバー収集で押さえておくべきポイント

 

社員などのマイナンバーは、闇雲に集めればよい、というものではありません。

 

押さえておくべきポイントとしては、

  • 正確なマイナンバーを収集すること
  • そのマイナンバーが間違いなくその本人のものであることを確認すること(本人確認

です。

 

この2つのポイントを押さえることは、実は、マイナンバー法において、企業が取り組まなければならないこととして定められています。
※マイナンバー法=「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」

 

マイナンバー収集システム

 

マイナンバーを収集する業務プロセスにおいて、前節で書いた 2 つのポイントをしっかりと押さえなくてはならないのですが、そうカンタンなことではありません。

 

何らかの工夫をしないと、

  • 申請書へのマイナンバーの記入ミス
  • 本人確認忘れ
  • 本人確認の実施記録漏れ

というようなミスが発生することは、容易に想像がつきます。

 

このようなミスを “低減” から “防止” のレベルに高め、かつ効率よく、確実に運用するためには、ワークフローシステムを活用して「マイナンバー収集プロセス」をしっかりと “可視化” することをオススメします。
※ “可視化” については、「業務の可視化(見える化)、3つの視点」という記事も参考にしてください。

 

私たちクエステトラは、クラウド型ワークフロー「Questetra BPM Suite」というサービスを提供していますが、マイナンバーを収集するための業務テンプレートを複数用意し、無料で配布しています。(下の画像をクリックすると、そのページが表示されます。)

 

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クラウド型ワークフロー「Questetra BPM Suite」にマイナンバー収集業務テンプレートを組み込むことで、カンタンに「マイナンバー収集システム」を構築することができます。
※ Questetra BPM Suite 無料版を使えば、15分もあれば「マイナンバー収集システム」が完成します。

 

マイナンバー収集プロセスのポイント

 

「マイナンバー収集で押さえておくべきポイント」で書いた2つのポイント、

 

  • 正確なマイナンバーを収集すること
  • そのマイナンバーが間違いなくその本人のものであることを確認すること(本人確認

 

について、Questetra BPM Suite でどのような方法で押さえているのか紹介します。

 

正確なマイナンバー

 

12桁の番号から構成されるマイナンバーですが、最後の1桁は検査用数字(チェックディジット)と呼ばれ、前の11桁の番号をあるルールに従って計算して決定されます。この検査用数字を確認することで、12桁の番号がマイナンバーとしてありえる番号なのか、そうでないのか、を判断することができます。

 

私たちが用意した業務テンプレートでは、マインナンバーを申請する画面に、この仕組みを利用したマイナンバーチェック機構を組み込んでいます。

 

input-form-check-my-number

 

本人確認

 

4つの業務テンプレート(フロー)を用意しています。いずれの業務テンプレートにおいても、本人確認が実施されないかぎり終了されない流れにしています。

 

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また、Questetra BPM Suite の機能として、誰が、いつ、本人確認を行ったのか、が自動的に記録されるようになっています。

 

4つの業務テンプレート

 

クエステトラが用意している 4 つのテンプレートはそれぞれ、次のような内容になっています。いずれもWebサイトからダウンロードしていただくことができます。

 

  1. 社員が申請、管理部が確認
  2. 社員が申請、支店長が確認
  3. 社員が申請、本社が確認(証明書添付)
  4. 社員と上司で分割申請、管理部が確認

 

社員が申請、管理部が確認

 

管理部門の人が、社員全員の顔を覚えているような、小規模な組織にオススメです。

 

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社員が申請、支店長が確認

 

本社以外に、支社、支店など多くの拠点を持つ組織にオススメです。本人確認を支社、支店に委任します。

 

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社員が申請、本社が確認(証明書添付)

 

本社以外に、支社、支店など多くの拠点を持つ組織にオススメです。本人確認は、本社にて行います。本人確認用書類をオンラインで提出するため、申請者がある程度ITに慣れている必要があります。

 

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社員と上司で分割申請、管理部が確認

 

12桁のマイナンバーを全て入力しない方法です。マイナンバーの漏洩リスクを更に低減したい場合にオススメです。

 

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本格的に構築するには

 

ここまで書いてきたように、「マイナンバー収集システム」の構築には、 Questetra BPM Suite 有料版へのお申し込みと、公開済みのマイナンバー収集業務プロセスのセッティングなどで、カンタンに構築することができます。
※検証の段階では Questetra BPM Suite 無料版をご利用ください。

 

一方、いくらカンタンでも自分で構築するのは面倒だ!という方には、54万円で構築のお手伝いを行うサービスがあります。このサービスについては次の記事で紹介しますので、今しばらくお待ち下さい。

 

今回はここまで!


参考

YAHAGI Hajime の紹介

幸せを生み出すITを追求するクエステトラの一味です。 国産の BPM ソフト Questetra BPM Suite で日本・世界を幸せにしたい。
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