クラウド型 ワークフロー

無料で作る「問い合わせ対応システム」応用編

対応状況が見える「問い合わせ対応システム」を無料で作ろう!

こんにちわ!矢作です!

 

顧客との重要な接点となる「問い合わせ」に対して確実に効率良く対応するための仕組みとして、無料で作る「問い合わせ対応システム」シリーズを紹介して参りました。

 

基本編として10記事、応用編として5記事にまとめましたが、本記事では応用編の5記事について概要を整理しています。本記事で概要を掴み、詳細を知りたい場合には、該当の記事をご覧ください。

無料で作る「問い合わせ対応システム」応用編概要

 

基本編では、まずは問い合わせを受け付ける方法を紹介してきましたが、応用編では組織として問い合わせに対応する方法と、更に便利な機能強化を図る方法を紹介し、問い合わせ対応業務の質を更に向上させることを狙っています。

 

  • [応用1] エスカレーションできるようにする
  • [応用2] 工程に締切を設定する
  • [応用3] 回答メールが自動送信されるようにする
  • [応用4] 処理画面を使いやすくする
  • [応用5] メールでの問い合わせを受け付けられるようにする

エスカレーションできるようにする

 

サポートセンターが問合せに対して、専門の部署に調査や助言を依頼する(エスカレーションする)ことがあります。エスカレーションを行う場合、その案件は今、誰が握っているのか?どのくらいの件数がエスカレーションされたのか?というような状況の管理が難しくなります。

 

他の部署にエスカレーションを行い、その状況が可視化される仕組みを作る方法を紹介しています。

 

工程に締切を設定する

 

指定した日時に達すると、その工程の担当者に通知メールが送信されるようにすることで、その案件が放置されるリスクを下げる仕組みを紹介しています。

 

回答メールが自動送信されるようにする

 

回答文章を入力するだけで、テンプレートに従ったメール文章が自動的に生成され、システムから回答メールが自動送信される仕組みを紹介しています。

 

処理画面を使いやすくする

 

無駄にスクロールが多かったり、情報のまとまりが分かりづらかったりする処理画面を、段組み や 帯 を用いることにより、更に使いやすい処理画面を作る方法を紹介しています。

 

メールでの問い合わせを受け付けられるようにする

 

問い合わせフォームによる問い合わせの受け付けに加え、メールで問い合わせを受け付ける仕組みを紹介しています。メールの件名、本文、添付ファイルなどが自動的に取り込まれます。

 

◇◇

 

この応用編のまとめの記事を持って、無料で作る「問い合わせ対応システム」シリーズは終了です。

 

このシリーズをご覧いただければ、カンタンに問い合わせ対応システムを作ることができますので、参考にしていただければと思います。

 

今回はここまで!


参考

YAHAGI Hajime の紹介

幸せを生み出すITを追求するクエステトラの一味です。 国産の BPM ソフト Questetra BPM Suite で日本・世界を幸せにしたい。
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