無料で作る「問い合わせ対応システム」応用2

締め切りを設定して、案件の滞留リスクを最小化しよう!

こんにちわ!矢作です!

 

無料で作る「問い合わせ対応システム」応用1 では、問い合わせ窓口だけでは対応できないような問い合わせを、専門の部署に調査や助言を依頼するための仕組みを導入しました。

 

今回の記事では、専門の部署の依頼に対応する工程「助言/調査する」に締め切りを設定する方法を紹介します。

 

 

工程における締め切りとは

 

「締め切り」とは、その工程が処理を終え、次の工程に案件が進められるべき「期限」のことを言います。工程に「締め切り」を設定しておくことで、その工程に届いた案件はいつまでに処理されなければならないのかが明確になります。

 

工程に締め切りを設定することにより次のようなことが可能になります。

  • 締め切り時刻に関連する通知メールが、担当者に送信される。
  • 締め切り時刻になると、案件が自動的に次の工程に進む。

 

上記2つの動作については、締め切りを設定する時に行います。本記事では、前者の動き(通知メール)に関する設定を行います。

 

「締め切り」設定の流れ

 

本記事では、「助言/調査する」工程に締め切りを設定できるようにします。もう少し細かく言うと、サポートセンターの「回答する」工程で、「助言/調査する」工程の締め切り時刻を入力し、その時刻が「助言/調査する」工程の締め切りになるように設定していきます。

  1. データ項目「助言/調査締め切り」を作成
  2. 「助言/調査する」工程に 1 で作成したデータ項目の値が締め切りになるように設定

 

無料で作る「問い合わせ対応システム」応用1 で作成したアプリに設定を追加していきますので、ログイン後、このアプリを編集できるようにしてください。

 

データ項目「助言/調査締め切り」を作成

 

次の図のように、日時型のデータ項目を追加し、その名前を「助言/調査締め切り」にします。

 

 

追加したデータ項目「助言/調査締め切り」を、「回答する」工程で入力できるように「回答する」工程のプロパティを開き、データ編集許可を設定します。

 

 

「助言/調査する」工程に 1 で作成したデータ項目の値が締め切りになるように設定

 

「助言/調査する」工程のプロパティを開き、「締め切り / メール通知」タブをクリックします。この画面で下の図のように「締め切り日時」で「データで指定された日時」を選び、先程追加したデータ項目「助言/調査締め切り日時」を選びます。

 

そして、画面の下の方にある「メール通知」で「締め切り1日前」「締め切り1時間前」にチェックを入れます。

 

 

ここまでの設定で、「回答する」工程で入力された締め切り時刻の1日前と1時間前に、「助言/調査する」工程の担当者に締め切りを知らせるメールが送信されるようになります。

 

ここまでの設定を終えたら、保存してリリースを行います。

 

◇◇

 

リリース後、実際にプロセスを立ち上げてみて、締め切りの1時間前と1日前にどのようなメールが送信されるのかを試してみてください。

 

締め切りを設定することで、案件の処理忘れを防止することができ、滞留してしまうリスクを下げることができるようになります。

 

今回はここまで!


参考

 

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幸せを生み出すITを追求するクエステトラの一味です。 国産の BPM ソフト Questetra BPM Suite で日本・世界を幸せにしたい。
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