クラウド型 ワークフロー

「マイナンバー」のついでに入社手続の流れも改善!

関連の強い業務プロセスは、同時に改善しよう!

こんにちわ!矢作です。

 

2016年に入り、どの会社もマイナンバー収集体制の構築に、力を入れ始めてきています。どの会社も早く取り組まなければなりません。

 

ただ、マイナンバー収集体制の構築って、国が決めたから仕方なくやる、ほんとはやりたくないのに!って雰囲気がありますよね。単にマイナンバー収集体制の構築をやるのも面白くない!

 

なら、他の業務プロセスの改善も合わせてやっちゃいましょう!ということを書きました。

 

せっかくマイナンバー収集体制を構築するなら、マイナンバーとの関連が強い業務プロセスの改善も一緒にやってしまいましょう!例えば、入社プロセスの改善も合わせてやりましょう!

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マイナンバー収集体制の構築

 

かなり大雑把な言い方ではありますが、遅くとも2016年12月末までに、どの会社も社員(など)のマイナンバーを収集しなければなりません。2016年のできるだけ早いうちに、マイナンバーを集める体制をしっかりと構築する必要があります。

 

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私たちクエステトラは、昨年末(2015年末)からマイナンバーを収集する業務プロセスにおいて、法的に順守しなければならないポイントが、自然と守られる仕組みを簡単に構築する方法を提案しています。

 

マイナンバーを収集するときに押さえておくべきポイントは、

 

  • マイナンバー(個人番号)そのものが正確であること
  • マイナンバーが本人のものであること

 

をしっかりと確認することです。

 

私たちが提案する方法を採用していただくと、この2つのポイントを押さえて業務をすすめることができるようになります。

参考:「マイナンバー収集体制」の構築支援について

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入社プロセスの改善も一緒にやろう!

 

入社プロセスはマイナンバーとの関連が強い業務プロセスです。

 

めでたく社員の採用が決まったら、入社手続きの中で、

 

  • その社員に関する正確な情報を収集
  • 名刺、名札、社員証などの作成
  • 情報システムのアカウント作成

 

など、様々な業務が発生します。

 

社員に関する情報の中には、もちろんマイナンバーが含まれますので、クエステトラが提案するマイナンバー収集体制構築方法がお役に立てます。でも、入社プロセス全体で見ると、マイナンバーの収集は一部に過ぎないので、クエステトラの提案の範囲を少し広げて他の業務にも適用すると、より大きな効果を期待することができます。

 

私たちが提案する「マイナンバー収集体制の構築」では、業務プロセスを可視化するシステム(Questetra BPM Suite)をベースとしています。このシステム(Questetra BPM Suite)上には、マイナンバー収集プロセスだけでなく、様々な業務プロセスを乗せることができます。入社プロセスも、もちろん乗せられます。

 

Questetra BPM Suite に入社プロセスも乗せることで、次のような効果が期待できます。

 

必要な工程の抜け、漏れを防止できる
入社時に発生する、さまざまな工程、社会保険の手続を行う、セキュリティカードを作る、システムのアカウントを作るなどの工程について、抜けや漏れを防止できるようになる。

 

進捗を把握できるようになる
新入社員一人ひとりについて、それぞれの工程が既に済んでいるのか、まだなのかを確認できるようになる。(進捗を把握できる)

 

入社プロセス以外にも、弁護士などの顧問契約、個人事業主との業務委託契約のプロセスもマイナンバー収集との関係が強いので、これらの業務にも広げていくのも良いでしょう。

 

◇◇

 

マイナンバー収集体制の構築については、どうしても政府からの指示でやらざるを得ない、というネガティブな雰囲気が漂います。でも、どうせやるなら他の業務の改善も合わせてやると、前向きに進められますよね!?

 

今回はここまで!


参考

YAHAGI Hajime の紹介

幸せを生み出すITを追求するクエステトラの一味です。 国産の BPM ソフト Questetra BPM Suite で日本・世界を幸せにしたい。
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