クラウド型 ワークフロー

見積承認フローの改善奮闘 – 安全なファイルの提出(INPUTとOUTPUTの整理) –

営業マンは何を入力(INPUT)し、アドオンは何を出力(OUTPUT)するのか!?

こんにちわ!矢作です!

 

ある営業部長(私のこと)は、現在「見積承認フロー」の改善に奮闘中!

 

今取り組んでいる改善は、「見積承認フロー」において、見積承認後に自動生成される見積書 PDF ファイルを安全にお客様に提出する手段を追加すること。「見積承認フローの改善奮闘 – 安全なファイルの提出(仕様の整理) –」では具体的にどのような仕様なのかを整理しました。

 

今回は、Box にアクセスする工程(アドオン)を作るにあたり、入力(INPUT)と出力(OUTPUT)を整理します。

作成するアドオンの動作

 

これから作ろうとするアドオンは、「見積承認フロー」の中で次のような処理を行います。

 

  • 見積書 PDF ファイルを自動的に Box にアップロード
  • ダウンロード期限、パスワードを設定
  • ダウンロード URL を取得

 

「見積承認フロー」全体の中では、次の図にある「Box へ」と書かれた工程が、今回作ろうとしているアドオン(自動処理工程)ということになります。

 

 

INPUT と OUTPUT の整理

 

「Box へ」工程(アドオン)に次の動きをさせるためには、どのような情報を入力(INPUT)し、どのような情報を出力(OUTPUT)させるのかを明確にしなければなりません。

 

  • 見積書 PDF ファイルを自動的に Box にアップロード
  • ダウンロード期限、パスワードを設定
  • ダウンロード URL を取得

 

入力(INPUT)について

 

分かりやすいのは、アップロードされた見積書 PDF に設定する、ダウンロード期限、ダウンロードパスワードですね。この2つの項目については、営業マンの「提出準備」工程で入力できるようにします。

 

あと、システムとして求められる入力(INPUT)には、Box にアクセスするための OAuth2.0 に関する設定と、見積書 PDF ファイルを Box のどのフォルダに保存するのか、というフォルダに関する情報です。

 

INPUT 項目 説明
OAuth2.0設定 Box にアクセスするための情報
フォルダID 見積書 PDF ファイルを保存する Box 内のフォルダの位置を示すもの
ダウンロード期限 営業マンが「提出準備」工程で指定する日付型の項目。
ダウンロードパスワード 営業マンが「提出準備」工程で指定する文字型(単一行)の項目。

 

OAuth2.0 に関する説明は「Box OAuth2.0 設定について」も参考にしてください。

 

出力(OUTPUT)について

 

見積書 PDF ファイルが Box にアップロードされ、ダウンロード期限などの設定が終わったら、どこからこのファイルをダウンロードすれば良いのかを示す、ダウンロード URL が、作ろうとしているアドオン(自動工程)の出力項目となります。

 

OUTPUT 項目 説明
ダウンロード URL アップロードされたファイルをダウンロードするための URL

 

 

Box に見積書 PDF ファイルをアップロードし、そのファイルをセキュアにお客様に提出させるためのアドオン(自動工程)を作るために、アドオンに何を入力(INPUT)するのか、アドオンから何を出力(OUTPUT)させるのか、を整理してきました。

 

次の記事では、今回整理した入力(INPUT)について、営業マンに入力させる方法と、出力(OUTPUT)されたデータの格納先を準備する方法について説明します。


参考

 

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幸せを生み出すITを追求するクエステトラの一味です。 国産の BPM ソフト Questetra BPM Suite で日本・世界を幸せにしたい。
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