クラウド型 ワークフロー

見積承認フローの改善奮闘 – 安全なファイルの提出(仕様の整理) –

具体的にどのような仕様なのか整理!

こんにちわ!矢作です!

 

ある営業部長(私のこと)は、現在「見積承認フロー」の改善に奮闘中!

 

見積承認フローの改善奮闘 – 見積書PDFファイルをBoxに自動保存 –」の記事までで、見積承認が行われると見積書 PDF ファイルが生成され、そのファイルが自動的に Box に保存される仕組みを構築してきました。

 

これをきっかけに、Box の持つ機能をいろいろと調べました。すると、Box をうまく活用することで、お客様に見積書 PDF ファイルを安全かつ便利に提出するアイデアが湧いてきました。

 

この記事から何回かに分けて、そのアイデアを実現する仕組みを作ることについて、設計の段階から説明していきたいと思います。

どんな仕組みを作るのか整理

 

取り組もうとする「見積承認フロー」の改善は、見積承認後に自動生成される見積書 PDF ファイルを安全にお客様に提出する手段を追加することです。

 

具体的には次のような流れとすることを考えています。

 

  • 見積書 PDF ファイルが自動生成されたら、営業マンはダウンロード期限とダウンロード用パスワードを指定します。
  • その後、自動的に見積書 PDF ファイルが Box にアップロードされ、ダウンロード期限とダウンロード用パスワードが設定されます。
  • 営業マンは見積書 PDF ファイルのダウンロード用 URL を取得し、お客様に案内します。
  • お客様は、期限までにダウンロード URL にアクセスし、パスワードを入力して見積書 PDF をダウンロードします。

 

Box との関係を分かりやすくした見積承認フローの概要を図にしました。

 

 

「見積書PDF」という工程では、見積書PDFファイルが自動的に生成されることを示しています。ここまでは、「見積承認フローの改善奮闘 – 見積書PDF自動生成 –」で作成した見積承認フローと同じです。今回の改善は、この後、営業マンが「提出準備」工程を処理するところからということになります。

 

 

その中でも、最も難易度が高いのが、「Box へ」と書かれた工程での処理です。この工程では、

 

  • 見積書 PDF ファイルを自動的に Box にアップロード
  • ダウンロード期限、パスワードを設定
  • ダウンロード URL を取得

 

という処理をまとめて行います。今回の改善では、これらの処理をまとめて実行する工程を作成し、それを「見積承認フロー」で利用することを目指します。

 

アドオンについて

 

今回の見積承認フローの改善についても、クラウド型ワークフロー Questetra BPM Suite を利用して進めます。

 

Questetra BPM Suite には、標準では前の節の最後に書いた、「Box へ」と書かれた工程での処理を行う工程は存在しません。従って、この工程については、自分で作らなければならないのですが、Questetra BPM Suite には自分で工程を作ることができます。Questetra での言葉で言うと、アドオンを作る、と言います。

 

アドオンを作るには、プログラミングの知識や Box にアクセスするための通信(HTTP)の知識が必要になります。

 

今回の改善活動の中で、

 

  • 見積書 PDF ファイルを自動的に Box にアップロード
  • ダウンロード期限、パスワードを設定
  • ダウンロード URL を取得

 

という処理を行うアドオンを作ります。

 

 

今回の記事では、改善アイデアの概要を整理しました。この改善の肝となるアドオン作成は、きちんと設計から行わなければなりません。

 

今後、設計→作成→動作確認という流れでアドオンを作っていきますが、次の記事で設計を行うこととします。

今回はここまで!


参考

 

YAHAGI Hajime の紹介

幸せを生み出すITを追求するクエステトラの一味です。 国産の BPM ソフト Questetra BPM Suite で日本・世界を幸せにしたい。
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