クラウド型 ワークフロー

見積承認フローの改善奮闘 – 安全なファイルの提出(処理画面の作成) –

ダウンロード期限、パスワードを設定する画面を作ろう!

こんにちわ!矢作です!

 

ある営業部長(私のこと)は、現在「見積承認フロー」の改善に奮闘中!

 

今取り組んでいる改善は、「見積承認フロー」見積承認後に自動生成される見積書 PDF ファイルを安全にお客様に提出する手段を追加すること。「見積承認フローの改善奮闘 – 安全なファイルの提出(INPUTとOUTPUTの整理) –」では、Box にアクセスする自動工程(アドオン)を作るにあたり、入力(INPUT)と出力(OUTPUT)を整理しました。

 

今回は、整理した入力(INPUT)について営業マンに入力させる方法と、出力(OUTPUT)されたデータの格納先を準備する方法について説明します。

クラウド型ワークフロー Questetra BPM Suite を利用

 

「見積承認フローの改善奮闘」では、業務フローの改善のために、クラウド型ワークフロー「Questetra BPM Suite」を使うことを前提として進めます。また、必要に応じて他のクラウドサービスを利用することもあります。

 

「Questetra BPM Suite」上で利用していただけるアプリもダウンロードできるようにするので、実際に使ってみたい!と言う人は、Questetra BPM Suite 無料版をお申込みください。

 

今回は、記事「見積承認フローの改善奮闘 – ファイル名の自動生成 –」で作成したワークフローをベースに作成しています。そのファイルは、ここからダウンロードできるので、この後に書いた手順に従ってお試しになりたい場合には、ご利用ください。

 

ワークフロー図の変更

 

今回作ろうとしている Box と連携させた仕組みの概要は次の図のとおりです。

 

 

このような図になるように、「見積承認フローの改善奮闘 – ファイル名の自動生成 –」で作成したワークフロー図を変更します。

 

 

営業部スイムレーンの「3.提出結果入力」工程(ヒューマンタスク)の名称を「3.提出準備」に変更します。本当はこれから作成するアドオン(自動工程)を配置するべき箇所に、取り敢えずスクリプト工程を配置し名称を「Box へ」にします。最後に、「4.お客様へ案内」工程(ヒューマンタスク)を追加します。

 

ワークフロー図の変更はこれで完了です。

 

営業マンが処理する工程の処理画面の変更

 

営業マンが処理する工程の処理画面をどのように変えていくのかは、「見積承認フローの改善奮闘 – 安全なファイルの提出(INPUTとOUTPUTの整理) –」で整理した入力(INPUT)と出力(OUTPUT)が関係します。

 

INPUT 項目 説明
OAuth2.0設定 Box にアクセスするための情報
フォルダID 見積書 PDF ファイルを保存する Box 内のフォルダの位置を示すもの
ダウンロード期限 営業マンが「提出準備」工程で指定する日付型の項目。
ダウンロードパスワード 営業マンが「提出準備」工程で指定する文字型(単一行)の項目。

 

OUTPUT 項目 説明
ダウンロード URL アップロードされたファイルをダウンロードするための URL

 

「3.提出準備」工程では、営業マンは生成された見積書 PDF ファイルの内容を確認し、ダウンロード期限、ダウンロードパスワードを入力します。前に整理したアドオン(自動工程)への入力(INPUT)は、ほぼここで行われます。

 

また、アドオン(自動工程)から出力(OUTPUT)されたものは、「4.お客様へ案内」工程で確認します。

 

これらのことを考慮して、まずはプロセスデータ項目として次の項目を追加します。

 

  • Box 見積書フォルダ ID (文字型)
  • 見積書 PDF ダウンロード期限 (日付型)
  • ダウンロードパスワード (文字型)
  • ダウンロードURL (文字型)

 

「Box 見積書フォルダID」は、見積書 PDF ファイルを保存する Box のフォルダ ID を初期値としてセットしておきます。この項目については、営業マンが入力することは無いので、データ編集許可設定は全ての工程で “表示しない” にしておきます。

 

「見積書 PDF ダウンロード期限」「ダウンロードパスワード」は、「3.提出準備」工程でデータ編集許可設定を “編集可” にしておきます。

 

「ダウンロードURL」のデータ編集許可設定は、「4.お客様へ案内」工程で “表示のみ” にしておきます。

 

 

 

まだアドオンの開発にたどり着けませんが、今回の説明でほぼ準備は整いました。次の記事では、Box にファイルをアップロードし、ダウンロード期限、ダウンロードURLを設定して、ダウンロードURLを取得するためのアドオン開発に関する説明を行います。

 

今回はここまで!


参考

 

YAHAGI Hajime の紹介

幸せを生み出すITを追求するクエステトラの一味です。 国産の BPM ソフト Questetra BPM Suite で日本・世界を幸せにしたい。
YAHAGI Hajime の投稿をすべて表示

あわせて読みたい
55.カイゼン Tips の前の記事 見積承認フローの改善奮闘 – 安全なファイルの提出(INPUTとOUTPUTの整理) –
55.カイゼン Tips の次の記事 見積承認フローの改善奮闘 – 安全なファイルの提出(自動工程の開発) –
YAHAGI Hajime の他の記事 「マイナンバー」のついでに入社手続の流れも改善!

アーカイブ

 RSS