クラウド型 ワークフロー

見積承認フローの改善奮闘 – 見積書ファイルの自動提出 –

見積書ファイルの生成、Box へのアップロードに加え、お客様への提出も自動化!

こんにちわ!矢作です!

 

ある営業部長(私のこと)は、現在「見積承認フロー」の改善に奮闘中!

 

これまでの改善では、見積書 PDF ファイルの生成や、このファイルの Box へのアップロードを自動化することに取り組んできました。今回の記事では、お客様への見積書ファイルの提出も自動化する方法を紹介します。

 

クラウド型ワークフロー Questetra BPM Suite を利用

 

「見積承認フローの改善奮闘」では、業務フローの改善のために、クラウド型ワークフロー「Questetra BPM Suite」を使うことを前提として進めます。

 

「Questetra BPM Suite」上で利用していただけるアプリもダウンロードできるようにするので、実際に使ってみたい!と言う人は、Questetra BPM Suite 無料版をお申込みください。

 

今回は「見積承認フローの改善奮闘 – 安全なファイルの提出(動作確認) –」で作成したアプリを改良する形で説明していきます。

 

見積書ファイルの自動提出について

 

見積承認フローの改善奮闘 – 安全なファイルの提出(動作確認) –」で作成したアプリでは、次の自動化を実現していました。

 

  • 見積書 PDF ファイルの生成
  • 見積書 PDF ファイルの Box へのアップロードとダウンロード可能な状態への公開設定

 

営業マンは、上記 2 つの自動化により、見積書の作成と、安全に提出することが簡単にできるようになりました。

 

今回の改善では、更にもうひとつの自動化を追加します。お客様への見積書ファイルに提出を自動化します。

 

具体的には、見積書 PDF ファイルのダウンロード URL を、営業マンがお客様に案内しなければなりませんが、このダウンロード URL が記載されたメールが自動的に送信されるように改善します。

 

プロセスデータ項目の追加

 

見積承認フローの改善奮闘 – 安全なファイルの提出(動作確認) –」で作成したアプリに改良を加えていきます。

 

ダウンロード URL が記載されたメールの送信先である「提出先メールアドレス」という文字型のデータ項目を追加します。「3.提出準備」工程でこの項目に入力を行うことができれば良いので、データ編集許可設定は「3.提出準備」で “編集可” としその他の工程では “表示なし” とします。

 

自動メール送信機能の設定

 

続いてプロセスモデラーを立ち上げ、ワークフロー図を変更します。メールを送信する部品は、左メニューの advanced の中にあります。次の図のように、マウスカーソルを合わせると “メッセージ送信中間イベント(メール)” と表示される部品です。

 

 

「4.お客様へ案内」工程を削除し、同じ場所にこの部品を2つ配置します。ダウンロード URL を案内するためのものと、ダウンロードパスワードを案内するためのものです。

 

 

次に、自動的に送られるメールについて詳細な設定を行います。今、配置したメールを送信する部品をダブルクリックしてプロパティウインドウを表示させます。ここでは次のように設定を行います。

<URL送信>

  • 発信元
    • データ項目「★営業担当者名」
  • 宛先
    • データ項目「提出先メールアドレス」
  • Bcc
    • データ項目「★営業担当者名」
  • 標題
    • 見積書ダウンロードURLの案内
  • 本文
    • (後述)

 

 

データ項目の値がセットされるようにするには、「データ埋込」というところで該当するデータ項目を選び、右に表示される文字(${[XXXXX:N]}というような文字)を記述します。

 

本文には、次のような文字を書きます。

 

${[★提出先名称:3]}
${[★提出先担当者名:10]}

クエステトラの${[★営業担当者名:18]}です。

この度は見積のご依頼をいただき誠にありがとうございます。

次のURLから見積書をダウンロードしていただき、内容をご確認ください。

・見積書番号
 ${[★見積書番号:1]}

・ダウンロードURL
 ${[ダウンロードURL:31]}
 期限:${[見積書 PDF ダウンロード期限:29]}

ダウンロード用のパスワードは別メールで送信されます。

ご不明な点があればお気軽にご連絡ください。

引き続きよろしくお願いいたします。

-- 
株式会社クエステトラ 営業部

 

続いてパスワード送信の方も同じ手順で設定します。

<パスワード送信>

  • 発信元
    • データ項目「★営業担当者名」
  • 宛先
    • データ項目「提出先メールアドレス」
  • Bcc
    • データ項目「★営業担当者名」
  • 標題
    • パスワードの案内
  • 本文
    • (後述)

 

 

本文には、次のような文字を書きます。

 

${[★提出先名称:3]}
${[★提出先担当者名:10]}

クエステトラの${[★営業担当者名:18]}です。

ダウンロードパスワードは以下のとおりです。

・ダウンロードパスワード
 「${[ダウンロードパスワード:30]}」

ご不明な点があればお気軽にご連絡ください。

引き続きよろしくお願いいたします。

-- 
株式会社クエステトラ 営業部

 

ここまで設定したらアプリを保存してリリースします。

 

動作確認

 

それでは実際に見積申請をしてみて、ダウンロードURLを案内するメールと、パスワードを案内するメールが送られるか確認しましょう。

 

「3.提出準備」工程で、ダウンロード期限やダウンロードパスワードとともに、提出先メールアドレスを入力します。

 

 

その後、ダウンロードURLを案内するメールとパスワードを案内するメールが1通ずつ提出先メールアドレスに入力したメールアドレス宛に届けばOKです。

 

 

 

今回の改善により見積承認フローにおける多くの部分が自動化されました。しかもそれほど難しくなく実現できたかと思います。

 

作成したアプリはこちらからダウンロードできますので、動きを見てみたい人は是非お試しください。その際、OAuth2.0 の設定や Box 側の設定を行う必要がありますが、これらの設定はご自身でお願いします。

 

今回はここまで!

 


参考

 

YAHAGI Hajime の紹介

幸せを生み出すITを追求するクエステトラの一味です。 国産の BPM ソフト Questetra BPM Suite で日本・世界を幸せにしたい。
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