クラウド型 ワークフロー

仕事の「順番」を自動化しよう!

課題 / バグ管理システム と BPM システムの違いは「順番」を大切にするかどうか。

こんにちわ!クエステトラの矢作です。

 

私たちクエステトラが提供するサービス「Questetra BPM Suite」を検討中のお客様に、

Redmine や trac で管理することも考えているのですが…

と相談を受けることがあります。

 

今回は、これら Redmine / trac と Questetra BPM Suite との違いを整理します。迷う人の参考になれば嬉しいです。

 

見える化でラクしたい!

 

Redmine, Trac は、課題管理システム / バグ管理システム に分類されるものです。

 

課題管理システム/バグ管理システムは、英語ではそれぞれ Issue Tracking System (ITS)、Bug Tracking System (BTS) と表記されるので、まとめて ITS/BTS と書かれることもあります。本記事でも ITS/BTS という表現を使います。

 

ITS/BTS が何なのか?の説明は本記事では割愛しますので、知らない人は、次の記事を参考にしてください。
@IT ガチで5分で分かるITS/BTS&使えるツール6選

 

そして、私たちクエステトラが提供する「Questetra BPM Suite」は、BPM システム(以下、BPMS)に分類されるものです。

 

BPMS についてよく知りたい!と言う人は、次のBPM マンガをご覧になることをオススメします。
たけお君の業務フロー改善ものがたり

 

ITS/BTS と BPMS は、どちらも「見える化でラクしたい!」という要望に応えようとするシステムです。

 

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組織やチームの現場において、業務のルール、処理状況、実績を見える化することで、より高品質なアウトプットを出すこと、より効率よく処理することを実現します。

 

メールやExcelでこつこつと管理をしてきたけど「もう限界!」という現場では ITS/BTS や BPMS が大活躍します。

 

じゃ、ITS/BTS と BPMS は何が違うの?どう使い分けるの?

 

それは「順番」にこだわりを持つか持たないか。

 

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業務の順番に対するこだわり

 

  • ITS/BTS はこだわらない。
  • BPMS はこだわる。

 

ITS/BTS は、業務案件を「状態(ステータス)」で管理します。誰が担当で、どんな状態なのかを明らかにします。
例:今、山田さんが “調査中”。

 

一方、BPMS は、業務を「プロセス(流れ)」で管理します。誰が担当で、どのような流れで案件が進んでいるのかを明らかにします。
例:今、山田さんが “調査”を行っています。山田さんの調査が終われば、佐藤さんが “回答” を行います。

 

次の図は問い合わせ対応業務の場合に、ITS/BTS および BPMS それぞれでの「見える化」の違いを表したものです。

 

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ITS/BTS は、ステータス一覧の中から、どのステータスであるのかを選択し、現在の状況を示します。ステータスの順番は重要視されません。つまり、”レビュー中”を経ずに、その案件が終了になる可能性があります。

 

これに対して、BPMS はあらかじめ定められたプロセス(流れ)に従いますので、”レビュー” を行わずに終了する、ということはありません。

 

ITS/BTS はソフトウェア開発の現場向き

 

もともと ITS/BTS はソフトウェア開発の現場で生まれたもので、ユーザインタフェースも含め、ソフトウェアの開発において大変使いやすく作られています。

 

これは、ソフトウェアのソースコードの変更履歴を管理する「バージョン管理システム」と密接に連携できるところが象徴的なことだと思います。
※バージョン管理システム:Git, Subversion, CVS など。

 

今や、ソフトウェア開発の現場において ITS/BTS の使い方を知っていることは常識となっていて、多くのソフトウェア開発プロジェクトにおいて何らかの ITS/BTS が使われています。

 

ITS/BTS はソフトウェア開発以外に使えないの?

 

では、ITS/BTS はソフトウェア開発の現場以外では使われていないのか?と言うと、そう言うわけではありません。

 

企業の情報システム部門で使われていて、他部門に広がるというようなことが起きていて、問い合わせ対応業務や申請承認業務などで活用される事例も多くあります。

 

ITS/BTS は、事前に準備する事項が少ないので、すぐに使えるというメリットがあります。BPMS におけるプロセス(流れ)を定める部分が不要です。

 

また、ソフトウェアの開発に使うのであれば、必要なデータ入力項目が予め準備されています。

 

一方、前述のとおり “順番” についてこだわりを持たない=制御ができない、ので対象とする業務によっては不向きな場合があります。

 

  • 監査の対象となる経費の申請承認業務
  • 回答前にかならずチェックが必要となる問い合わせ対応業務

 

上記のような「誰が」「どんな順番で」ということが重要視される業務には不向きな場合があります。

 

BPMS の得意な業務は?

 

BPMS は、業務をプロセスという視点で整理し、制御する仕組みですので、「誰が」「どんな順番で」ということが重要視される業務を得意とします。

 

  • しかるべき人が、しかるべき順番で承認や決裁を行う申請承認業務(監査に耐えられる)
  • 回答前に、回答作成者とは別の人がかならずチェックを行わなければならない問い合わせ対応業務

 

上記以外にも、「誰が」「どんな順番で」ということが重要視される業務が多く存在します。

 

  • 監査対象になる業務
  • 成果物の品質が重要視される業務
  • 多くの人が関わる業務

 

まとめると…!

 

ITS/BTS と BPMS の特徴を表にまとめました。

 

ITS/BTS BPMS
利用対象者 ソフトウェア開発に従事する人 PCやインターネット端末を使って仕事をする人
対象業務 ソフトウェア開発関連業務 PCやインターネット端末を使って行う業務
監査対応 不向き 得意
業務の標準化 不向き。ステータスの順番が決められない。 得意。業務の流れを定められる。
業務開始までの手間 少ない。 ITS/BTS に比べ、業務のプロセス(流れ)を定める部分が手間になる。

 

BPMS を売っている私(矢作)が言うのもなんですが、ソフトウェア開発の現場では ITS/BTS、その他の現場では BPMS をオススメします(苦笑)。

 

今回はここまで!


参考

YAHAGI Hajime の紹介

幸せを生み出すITを追求するクエステトラの一味です。 国産の BPM ソフト Questetra BPM Suite で日本・世界を幸せにしたい。
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