クラウド型 ワークフロー

見積承認フローの改善奮闘 – 二重入力問題の発生 –

改善したのに負担が増えた!?

こんにちわ!矢作です!

 

とある営業部長(私のこと)は、現在、「見積承認フロー」の改善に奮闘中!

 

見積承認フローの改善に着手したのはいいですが、この記事の改善の後、営業マンから不満の言葉がちらほらと…「負担が増えた」…との声が…

 

改善したはずなのに「二重入力」問題発生

 

営業マンの不満、それはデータの「二重入力」。同じことを何度も入力しなくちゃならないってもの。営業マンは、見積書ファイルを作成するために顧客名や金額を Excel に入力し、その後、見積承認フローの申請画面でも同じ内容を入力しなくてはなりません。

 

 

以前は、承認が必要なものだけ承認フローに流していましたが、「見積もり承認フローの改善 – 承認要否の自動判断 –」による改善の結果、全ての見積もり案件を流さなければならなくなったため、この二重入力の負荷が増大してしまったのです。

 

見積書を自動生成するしかない!

 

「二重入力」問題の解決には、データを一度入力されたら、そのデータが様々なシーンで利用されるように工夫するしかありません。

 

しかし、見積書の承認フローを適切に運用するには、申請時に見積書ファイルの他に、社名や金額についてはどうしても申請画面で入力する必要があります。検索やデータ集計に活用することも考えると、どうしても申請画面でのデータ入力を減らしたくはありません。

 

一方で、お客様に提出する見積書を作成するには、Excelなどに申請画面で入力するデータを入力して見積書ファイルを作成しなければなりません。

 

解決方法は次のいずれかだと思います。

 

  • 見積もり承認フローの申請画面で入力されたデータにもとづき、見積書ファイルが自動的に生成されるようにする
  • 見積書ファイルを作成したら、自動的に見積書承認フローがスタートするようにする

 

私(矢作)は、前者の方法(見積書ファイルが自動生成される)で「二重入力」問題を解消したいと思いますが、その話については次の記事に書くこととします。

 

 


参考

 

 

 

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幸せを生み出すITを追求するクエステトラの一味です。 国産の BPM ソフト Questetra BPM Suite で日本・世界を幸せにしたい。
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