クラウド型 ワークフロー

見積承認フローの改善奮闘 – 見積書PDFファイルをBoxに自動保存 –

Questetra のアドオンで、ファイルを Box にアップロードする仕組みの構築はカンタン!

こんにちわ!矢作です!

 

とある営業部長(私のこと)は、現在、「見積承認フロー」の改善に奮闘中!

 

「見積承認フロー」に関する営業マンの不満はいろいろとありますが、今回の改善は、私自身の不満を解消するためのもの。そのために、承認後に自動生成された見積書 PDF ファイルを Box に自動保存される仕組みを作りました。

クラウド型ワークフロー Questetra BPM Suite を利用

 

「見積承認フローの改善奮闘」では、業務フローの改善のために、クラウド型ワークフロー「Questetra BPM Suite」を使うことを前提として進めます。また、必要に応じて他のクラウドサービスを利用することもあります。

 

「Questetra BPM Suite」上で利用していただけるアプリもダウンロードできるようにするので、実際に使ってみたい!と言う人は、Questetra BPM Suite 無料版をお申込みください。

 

今回は、記事「見積承認フローの改善奮闘 – ファイル名の自動生成 –」で作成したワークフローをベースに作成しています。そのファイルは、ここからダウンロードできるので、この後に書いた手順に従ってお試しになりたい場合には、ご利用ください。

 

見積書 PDF ファイルを Box に保存する価値

 

Questetra にももちろんファイルを保存しておくことが可能です。ファイル型データ項目に登録されたファイルは、閲覧権限を持つユーザであればいつでも見ることができます。それにも関わらず、Box にも同じファイルを保存するのは、Box の持つ優れた機能を利用するためです。

 

Box には Questetra には無い次のような機能があり、ファイルを効率良く利用することができます。

 

  • 多くの種類のファイルの中身を見ることができるビューワを持つ
  • ファイルの中身を連続して見ることができる
  • ファイルの中身を検索の対象にすることができる
  • ファイルを関係者とシェアしたり、公開することができる

 

この他にも多くの機能がありますが、Box の優れた機能を利用できるようにすることが大きな価値です。

 

今回は、営業部長である私(矢作)が、保存された見積書 PDF ファイルを連続して中身を確認したいことがあるため、Box のファイルビューワ機能を利用したいと思いました。Questetra の場合は、見たいファイルを全てダウンロードしてからでないと見られないので少し不便なのでした。

 

見積書PDFファイルをBoxにアップロードできるようにする

 

ここからは、「見積承認フローの改善奮闘 – ファイル名の自動生成 –」で作成した見積承認フローを改良していく形で説明を進めます。この時点のワークフロー図は次のような形でした。

 

 

「2.見積承認」工程が処理されたら、「見積書 PDF 生成」というサービスタスク(PDF 生成)に処理が移り、見積書 PDF ファイルが自動的に生成されます。ここで生成された PDF ファイルを Box に自動的にアップロードされるようにしたいのですが、それは次のような手順で行います。

 

  1. Box で見積書 PDF ファイルを保存するフォルダを作る
  2. Box / Questetra で OAuth2.0 設定を行う
  3. Questetra で Box にファイルをアップロードするアドオンを追加・設定する

 

Box で見積書 PDF ファイルを保存するフォルダを作る

 

Box にログインして、見積書 PDF ファイルを保存するフォルダを作成します。フォルダ名は適当なもので構いません。フォルダを作成したら、そのフォルダをクリックしてフォルダの中身を表示させます。

 

 

その時の Web ブラウザにあるURL入力欄に表示されている URL の xxxxxxxxxxx の部分をメモしておきます。

https://*****.app.box.com/folder/xxxxxxxxxxx

 

xxxxxxxxxxx は、後の「Questetra で Box にファイルをアップロードするアドオンを追加・設定する」で使います。

 

Box / Questetra で OAuth2.0 設定を行う

 

Box に Questetra からファイルをアップロードできるようにするには、事前に Questetra から Box へのアクセスを許可しておく手続きを踏む必要があります。この手続については、「Box OAuth2.0 設定について」という記事に細かく説明しています。

 

Box OAuth2.0 設定について」を参考に進めてください。

 

Questetra で Box にファイルをアップロードするアドオンを追加・設定する

 

ここでは、Box にファイルをアップロードするアドオンを入手するところから始めます。

 

ここにアクセスすると、「Box アップロード」というアドオンを紹介するページが表示されます。このページの下にある、「ダウンロード」をクリックすると、upload-box-20161018-addonxml.txt というファイルがダウンロードされます。(アドオンファイル)

 

次に Questetra にログイン後、見積承認フローの改善奮闘 – ファイル名の自動生成 –」で作成したアプリの詳細画面を表示させます。アプリに関する詳細な情報のすぐ下に「▼アプリ」という文字が見えるので、ここをクリックするとメニューが表示されます。

 

 

この中にある「アドオンの管理」をクリックすると、アドオンを追加することができる画面が表示されます。

 

 

次に表示されるアドオンの管理という画面で、種類、名前、ファイルを入力します。種類は、「サービスタスクの定義ファイル (ベータ版) 最大10」を選びます。名前はなんでも良いのですが分かりやすいようにアドオンファイルから取った「upload-box-20161018-addonxml」という文字にします。ファイルには、先程ダウンロードしたアドオンファイルを選びます。

 

 

保存ボタンを押すと、画面の一番下にある「サービスタスク定義ファイル (ベータ版) 最大10」という所に、今入力した名前の行が追加されます。

 

 

画面下の「詳細へ戻る」で詳細画面に戻り、編集ボタンを押してアプリを編集します。まずは Box にファイルをアップロードするアドオンをフロー図に配置します。追加したアドオンは、advanced のタスクにマウスカーソルを合わせると選ぶことができます。

 

 

次の図のように配置し、名称を「Box へアップロード」とします。フローも図のように接続します。

 

 

次にプロセスデータ項目をひとつ追加します。「Box で見積書PDFファイルを保存するフォルダを作る」で作成した Box のフォルダに関する情報をセットしておくデータ項目を作ります。

 

文字型の「Box フォルダID」 というプロセスデータ項目を追加し、初期値をメモしておいた文字(前述した xxxxxxxxxxx のこと)にしておきます。このデータ項目はどの工程でも見える必要が無いので、3つのヒューマンタスクのデータ編集許可は全て “表示なし” にしておきます。

 

先程フロー図に追加したアドオンの設定を行います。ダブルクリックしてプロパティ画面を表示させ、次のような設定を行います。

 

  • 「A: OAuth2通信許可設定名」では、「Box / Questetra で OAuth2.0 設定を行う」で設定した OAuth2.0設定の名称を入力します。
  • 「B: boxのフォルダID…」では追加したプロセスデータ項目「BoxフォルダID」を選びます。
  • 「C: アップロードファイルが…」では「見積書PDF」を選びます。

 

ここまで設定を終えたら後はリリースして動作を確認するだけです。

 

 

動作確認

 

今回の改良を加えた見積承認フローで適当なデータを入力して申請を行うと、生成された見積書PDFファイルが無事に Box に保存されていることが確認できます。

 

 

 

作成したワークフローはここからダウンロードできます。利用する場合には、OAuth2.0設定は改めて行って頂く必要があります。

 

今回の改良で、生成された見積書 PDF ファイルが自動的に Box にアップロードされるようになりました。これにより、Box の持つファイルを操作する強力な機能を利用できるようになり、ミスの防止や業務効率の向上に繋がると思います。

 

Box の API を眺めていると、例えばお客様に見積書を提出するなど、「ファイルの受け渡し」を便利にすることができそうな気がしてきました。今後の記事では、そのあたりのことについても調べて書きたいと思います。

 

今回はここまで!


参考

YAHAGI Hajime の紹介

幸せを生み出すITを追求するクエステトラの一味です。 国産の BPM ソフト Questetra BPM Suite で日本・世界を幸せにしたい。
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