仕事のボール、どこにあるの!?

今、誰がどの工程に取り掛かっているのか?見えるようにしよう。

こんにちわ!矢作です!

 

現在、お客様の現場で、月に1度の集計業務の効率化を目指した業務改善活動に取り組んでいます。

 

今回の業務改善のポイントは「仕事のボールがどこにあるのか?」をはっきりさせること。

 

同時に複数のボールが動く業務フロー

 

改善の対象となる業務は部門の「活動レポート」を作成する業務です。

 

月に一度、または週に一度のサイクルで、レポート作成担当が各チームのリーダーに必要なデータを提出するように依頼し、提出されたデータを取りまとめて、その部門の活動レポートを作成する、というような業務です。

 

 

この業務の詳細な流れは次のとおりです。

  1. レポート作成担当は、メールで各チームのリーダーにデータの提出を依頼。
  2. 各チームのリーダーは、データをメールに添付して提出。
  3. レポート作成担当は、レポートが完成したら、それぞれのチームリーダーに問題がないか確認を依頼。
  4. チームリーダーは確認を行い、必要に応じて修正や改善を依頼。
  5. 3〜4を繰り返し、レポート作成担当はレポートを仕上げ、部門長に提出。
  6. 部門長は完成したレポートを承認。(レポート完成)

 

この業務の課題は、仕事のボールがどこにあるのかが分かりづらくなること。(特にメールでのやりとりだと…)

 

ひとりのレポート作成担当が複数のチームリーダーに仕事のボール(データ提出の依頼、レポート確認の依頼)を投げますが、そのボールの数が多くて、全員からちゃんと帰ってきているのか?そもそもボールの投げ忘れは無いのか?と言うようなことを把握しづらい状況になります。

 

結果、仕事のボールがどこにあるのかを確認するためのコストが高くなったり、ボールの投げ忘れ、というようなミスが発生したりします。

 

ボールの動く様子が分かるようにしよう

 

「ボールがどこにあるのか分かりづらい!」という課題を解決するには、仕事のボールが通るルートを明らかにすること、言い換えると、業務の流れ図を書く、ということが最初の一歩になります。

 

どこにある!?という問に対して、ここにある!と言えるようにするには、仕事のボールが通るルートが分かっている必要がありますよね。

 

前節で書いた業務の内容を参考に、業務の流れ図を書いてみました。チームリーダーが多いと、とても大きな図になってしまいますので、ここではチームリーダーを2名にしています。

 

 

このような図があれば、アナログな方法だと、この図を印刷してボールの代わりにピンを刺していけば、今、だれがボールを持っているのか?ということが一目瞭然になります。

 

 

ボールの位置をはっきりさせる業務プラットフォーム

 

前節では、ボールを示すピンを業務の流れ図に刺せば良いという少々乱暴なことを書きましたが、もちろん電子的に取り扱うことができるシステムがあります。

 

一般的にはワークフローシステムとかBPMシステムと言われるものです。このシステムは、単にボールの位置を示すだけでなく、このシステム上でその業務に関係する人たちが仕事を遂行することができる業務プラットフォームでもあります。

 

次の記事では、「Questetra BPM Suite」というワークフローシステム(BPMシステム)を使って、業務を遂行する様子と、仕事のボールがどこにあるのかがはっきりと示される様子を紹介します。

 

 

今回はここまで!


参考

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幸せを生み出すITを追求するクエステトラの一味です。 国産の BPM ソフト Questetra BPM Suite で日本・世界を幸せにしたい。
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