クラウド型 ワークフロー

業務マニュアルを「使わせる」方法

力を入れて作ったマニュアル、参照しやすくする工夫

こんにちわ!クエステトラの矢作です!

 

私たちが提供するクラウド型ワークフロー「Questetra BPM Suite」の便利な使い方を、ユーザ様から教えていただくことがよくあります。

 

今回は、あるユーザ様から教えていただいた「業務マニュアルの便利な共有方法」についてです。

 

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社内SNS機能「タスクフィード」を活用

 

Questetra BPM Suite を使って業務を進めていく時、業務マニュアルを参照したくなる時があります。そんな時、できるだけ手軽にストレスなく業務マニュアルを参照したいものです。

 

Questetra BPM Suite の社内SNS機能である「タスクフィード」をうまく活用することで、マニュアルの参照がとてもラクになります。

 

社内SNS機能「タスクフィード」は、業務案件に紐づくコミュニケーションを行うための機能です。Questetra BPM Suite を利用する組織に閉じられた、Twitter や Facebook のようなものです。「タスクフィード」では、文章を投稿することでコミュニケーションを図りますが、ファイルやホームページのURLを同時に投稿することも可能です。

 

そう「業務マニュアルの便利な共有方法」とは、ファイルの業務マニュアルをタスクフィードに投稿することです。

 

ただ、ファイルの形式(フォーマット)がポイントです。

 

マニュアルは画像ファイルで

 

ファイルの業務マニュアルをタスクフィードに投稿するだけでは、まだ便利とは言えません。パワーポイントで作成したものや、PDF形式のファイルは、タスクフィードで閲覧する場合、一旦パソコンにダウンロードする必要があります。

 

 

一方、JPGやPNGなどの画像形式の場合、ファイルをダウンロードしなくてもその中身を参照することができます。業務マニュアルのページをめくっていくように、ファイルを順番にクリックしていくとその内容が大きく表示されますので、内容をラクに確認することができます。

 

 

画像だと投稿する枚数が多いので、投稿する人の手間は少しあります。

 

それでも参照する人にとってはかなり使いやすいものになりますので、PowerPoint などで作成したファイルを全て画像ファイルにして、全ての画像ファイルを順番通りに投稿する手間は惜しまずにお願いします。

 

更に便利にするには

 

業務マニュアルは、頻繁に参照されるものですので、いつでも参照しやすいように「トピック」を付けておくことをオススメします。「トピック」は他のシステムでいうところの タグ と同じものだと考えてください。

 

例えば #業務マニュアル という「トピック」をつけておくと、このトピックが付けられた投稿をワンクリックで参照できるようになります。

 

 

ほんとは Questetra BPM Suite にマニュアル作成機能ありますけど

 

実は、タスクフィードにマニュアルを投稿するという手段を取らなくても、Questetra BPM Suite 自体にマニュアルを作成する機能があります。

 

ただ、既に業務マニュアルが存在する場合、改めて Questetra BPM Suite 上にマニュアルを作成するのは手間ですし、図や絵を多用するようなマニュアルであれば、画像ファイルにしてタスクフィード上で共有するという方法はとてもいい方法だと思います。

 

ちなみに、Questetra BPM Suite でマニュアルを作る方法は「処理フォーム画面から参照できる[業務マニュアル]を設定する」に掲載しています。

 

業務を標準化し、ミスの低減や効率性の実現には、業務マニュアルは必須です。今回紹介した方法で、業務マニュアルが業務遂行者にとって使いやすいものにするためのアイデアの1つとして役に立てれば嬉しい限りです。

 

今回はここまで!  


参考

YAHAGI Hajime の紹介

幸せを生み出すITを追求するクエステトラの一味です。 国産の BPM ソフト Questetra BPM Suite で日本・世界を幸せにしたい。
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