クラウド型 ワークフロー

スリープ期間(タイマーの指定日時)を調整する方法

処理フロー途中にスリープ(滞留)している期間を強制的に変更する実現方法を紹介

こんにちは、古久保です。

「業務の自動化」が話題ですね。
RPA(Robotic Process Automation)なんて言葉も出てきたりして盛り上がっているようです。
私の間違いだらけの社内申請もロボットが解決してくれる日も近いかもしれません。

さて、今回のお話は、「自動化」は「自動化」でも、とりわけちっちゃな「自動化」の話です。

Questetra に「処理フロー途中で、自動的に一定時間スリープするように設定する」という機能があります。

処理フロー途中で、自動的に一定時間スリープするように設定する
[タイマー中間イベント] をフロー図の途中に配置すれば、セットされた再開時刻まで案件をスリープさせることができます。再開時刻は、上流工程で入力された日時型データ項目を参照します。例えば “予約受付プロセス” の下流工程(予約日の前日)に、リマインドメールを自動発信する仕組みを構築できます。

http://www.questetra.com/ja/tour/m2/m223/

メリットとしては、

* スリープ解除日まで一旦、案件を忘れておける。
* スリープ解除日が来れば確実に次工程に進む。(当たり前か)

があります。
しかしながら、Questetra ご利用ユーザから「スリープ機能をもうちょっと工夫して使いたい!」というお話を聞きましたので対応策を含めたまとめを書きます。

◆スリープ機能を使用するユースケースと背景

そもそもどのような具体的なユースケースがあるかというと、例えば、以下のようなケースがあります。

第482話:後日通知は「リマインド機構」として独立させる?
「12か月後の今日、保守契約更新のリマインド通知を行う」たとえば「契約プロセス」を設計していると『12か月後に通知』というアラート・メール(リマインド・メール)が欲しくなる。…(中略)…以下のワークフローは、この「リマインド・メール」の部分だけを独立させた業務プロセスだ。(業務プロセスと言うには、あまりにもシンプルすぎるが) 要するに、様々な業務プロセスから「メッセージ」を預かり、「リマインド日時」にメール送信するだけの仕組みとなっている。…(以下略)

http://ja.workflow-sample.net/2016/05/reminder.html

[リマインド通知プロセス]

ここで、「スリープ機能をもうちょっと工夫して使いたい!」というお話になります。

前述のユースケースに対して言えば、

* スリープ期間途中でお客様が保守契約更新を3ヶ月早めたいと言ってきた。(更新月まで後8ヶ月あるけど…)

等が考えられます。
早めに保守契約を更新してくれるのは大歓迎ス! ええ、何とかしますよ。」というのが営業担当さんの心理でしょう。
で、
リマインド通知時期を早める」の実現です。

スリープしているタイミングでリマインド日時を変更できるようにしたろ!

と考えますよね。。。。残念です。
スリープ中にリマインド日時を変更してもタイマー中間イベント「リマインド時刻」に反映されません。(当初設定された日時でスリープします)
さて、どうしましょうか。

タイマー境界イベントで解決

上記のようにタイマー境界イベント(*)を使用することで解決できます。

(*)処理フローを定義し、各工程の締切時刻を設定する
締切時刻は各工程のプロパティで設定します。”案件到達から12時間以内に終わらせる” や “回答希望時刻に書かれている時刻までに終わらせる” といった様々な設定が可能です。締切時刻は必ずしも設定する必要はありませんが、作業担当者の[マイタスク]で一覧されるため、案件滞留の発生確率低減に貢献します。

http://www.questetra.com/ja/tour/m2/m202/

* 「X.リマインド日時変更」工程を(「送信時刻」を変更して)処理することでタイマを更新
* 「送信時刻」が来たら、「X.リマインド日時変更」は、終了して次工程へ進む

これてにて「スリープ期間の調整」の実現となります。

◆あとがき
(あとがきに書くのはズルいですが)ツッコミどころ満載の内容でスミマセン。

『スリープ解除日まで一旦、案件を忘れておける。』の利点がなくなっとるやないか。
という声が聞こえます。
ハイ。契約更新対象数分、マイタスクに案件が並ぶことになります。

タイマー中間イベント仕様を補完する策(と言うとカッコが良いのですが)と申しますか、次善策(ワークアラウンド)となります。
「スリープ途中でスリープ期間を変えたい」という要望がどれだけあるのか?によって、

* ご紹介した次善策を取る
* コントロール権限保有者が案件を強制終了し、再開始する

のどちらかを決めるのが良いでしょう。

不明点がありましたらご連絡を頂けますようお願い致します。

2017-07-25

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Questetra, Inc. Sales Department
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