クラウド型 ワークフロー

スマホアプリからワンクリックでワークフローを開始する方法

DoButton → Questetra BPM Suite → ifttt の連携事例です。

 

以前に電話をかけてワークフローを開始するように対応したお客様より、
 「もっと簡単にワークフローを開始できるようにしたい」
とリクエストをいただき、プログラミングせずにスマホ向けネイティブアプリ等含めて準備した事例を紹介します。
今回は、スマホ側の操作アプリとして「DoButton」、データ連携部分として以前にこのブログでも紹介した「ifttt」を利用しました。
logo_DoButton_ifttt
以下の条件指定があり、「DoButton」は操作画面が非常にシンプルであることが決め手となりました。

  • なるべくシンプルなスマホのネイティブアプリが望ましい
    (利用者は年配の方が多いため、ブラウザ操作ではいろいろなことができてしまうことで、過去にも迷う元になったことがある)
  • SMS など簡単なものでの通知がほしい
    (開始したワークフローの id の通知が必要で、ブラウザと同様の理由で、メールもできれば使わせたくない)
※「DoButton」はボタンクリック操作から様々な Web アプリケーションのアクションを起こせる無料のツールです。「ifttt」も様々な Web アプリケーションや IoT デバイスとの連携が可能なサービスです。「ifttt」・「DoButton」の提供元は同じで、「ifttt」をラップしたサービスが「DoButton」と言えます。そのため「DoButton」のログインアカウントは「ifttt」と共通です。
※類似の連携サービスとしては、過去にこのブログで紹介した「zapier」「Wappwolf」、また「Yahoo!pipes」等があります

1. 利用イメージ

以下は対象業務が経費精算だった場合の流れで説明します。

  1. 精算したいレシート等をもらったら、スマホアプリを起動して、ボタンをクリックする(下図の左の丸い部分がボタンになっています)。
  2. 少し待つと、開始したワークフローの id が SMS (ショートメッセージ)で通知される。
  3. 通知された id をレシートに書いて、後日精算にまわす。

button_sms_memo

2. 仕組みの説明

  1. スマホアプリ DoButton で、ボタンを押すと、Questetra BPM Suite にメールを送る。
  2. Questetra BPM Suite で、そのメールを受けて、ワークフローを開始する。
  3. 開始されたワークフローで、id(プロセス id)を含めて ifttt にメールを送る。
  4. 連携ツール ifttt でメールを受けて、所定のスマホに SMS を送る。

DoButton_ifttt_sms

3. 設定方法

それぞれ以下の設定が必要となります。

  • ifttt で、メールを受けたら SMS を送るよう設定しておく。
  • Questetra BPM Suite で、メールを受けてワークフローが開始するようにしておく。またそのワークフローで、プロセス id を ifttt にメールで送付するようにしておく。
  • DoButton で、Questetra BPM Suite にメールを送るよう設定しておく。

 

3.1 ifttt 側の準備

  1. ifttt のアカウント作成する。
  2. 「SMS」チャネルを Activate する(スマホの電話番号の登録が必要)。
  3. 「Gmail」チャネルを Activate する(後で DoButton の設定で使用)。
  4. ifttt で『「Email」チャネルでメールを受信すると、「SMS」チャネルでメールの件名をメッセージとして通知する』という Recipe を作成する(ifttt では1つ1つの連携設定のことを Recipe と呼びます)。
    1. 「Choose Trigger Channel」で「Email」チャネルを選択
    2. 「Choose a Trigger」で「Send IFTTT any email」を選択
    3. 「Complete Trigger Fields」は設定項目がないのでそのまま進める
    4. 「Choose Action Channel」で「SMS」チャネルを選択
    5. 「Choose an Action」で「Send me an SMS」を選択
    6. 「Complete Action Fields」で「Message」でメールのサブジェクト({{Subject}})を送付するよう設定
    7. 「Create and activate」で名称を設定(自動で設定される内容のままでもOK)
※ifttt の設定方法の詳細については、以前に書いたこちらの記事を参考にしてください。
※DoButton・ifttt の機能として、「Gmail」チャネル以外では決まった送付先にしかメール送付できないため、「Gmail」チャネルを使います。

 

3.2 Questetra BPM Suite 側の準備

次のようなプロセスモデルを作成して下さい。

  1. 「メッセージ開始イベント(メール)」で開始する
  2. 「メッセージ送信中間イベント(メール)」を追加する。送信メールの件名に「プロセス id」・送信メールの from アドレスに ifttt に紐づくメールアドレスが入るように設定しておく。
  3. 「スクリプトタスク」を追加する。1. の受信メールの from アドレスで最初のタスクの担当者が決まるように設定しておく。

モデル図_開始部分抜粋

※設定の詳細についてはこちらのサンプルプロセスモデルを参考にしてください。
※DoButton をクリックしたアカウントと Questetra BPM Suite のユーザアカウントとのひもづけために、DoButton からのメールの from アドレスを使う形にしています。前述の通り、「Gmail」チャネルを使いますので、ひもづけるためには、G Suite(旧Google Apps)アカウントもしくは Gmail アカウントのメールアドレスを Questetra BPM Suite のログイン id にしておくことが前提となります。

 

3.3 DoButton 側の準備

1. スマホに DoButton のアプリケーションをインストールして、ifttt のアカウントでログインする。

DoButton_GooglePlay

2. DoButton で『「Gmail」チャネルで Questetra BPM Suite で準備した「メッセージ開始イベント(メール)」のアドレスにメールを送る』という Recipe を作成する。

2-1. 右下のアイコンから My Recipes に移動
setting1

2-2. 「+」をクリックして Recipe 作成を開始
setting2

2-3. 右下の「+」をクリック
setting3

2-4. 「Gmail」チャネルを選択
setting4

2-5. 「Send an email」を選択
setting5

2-6. Recipe 名に「ワークフロー開始」、To Address に「メッセージ開始イベント(メール)」のアドレスを設定(他の項目は標準で設定されている内容のままでOK)して、画面下の「Add Recipe」クリック
setting6
setting6-2

以上で設定完了です。
DoButton でボタンをクリックして、スマホに SMS が届くかを確認してください。

※ボタンクリックから SMS が届くまでにはおよそ1分程度かかります。もしうまく動かない場合、まず Questetra BPM Suite にメールが届いているかどうかを、 Questetra BPM Suite の「全プロセス」で新しいプロセスが開始されているかを見て確認してください。また、ifttt で正しく処理されたかどうかを、作った Recipe の log に「Personal Recipe triggered」という記録があるかを見て確認してください。
※スマホに通知する部分を、「SMS」チャネルではなく「Android SMS」・「iOS Notification」等のチャネルを使うことも可能です。これらのチャネルの方が、ボタン押下~スマホ通知までの処理時間は早くなりますが、端末側に ifttt のスマホ向けアプリケーションもインストールする必要があります。また、通知時の見え方が異なります。いずれの方法でも実現はできますので、状況に応じてよりふさわしい方法を選択してください。
※今回の仕組みは ifttt のサービスレベルに依存しますので、その点については留意してください。(ちなみに「SMS」チャネルは内部的には「twilio」を使っているそうですので、「SMS」チャネルのサービスレベルは「twilio」に依存します)

 

最後に、今回使った ifttt は、LED 照明の hue、サーモスタットの Nest、コンセントタップの WeMo 等の様々な IoT デバイスとの連携チャネルを持っています(ifttt が持つチャネルについてはこちらのチャネル一覧をご覧ください)。
つまり、Questetra BPM Suite と ifttt を組み合わせることで、IoT デバイスを活用した業務の流れをプログラミングなしで実現することが可能と言えます。
今後はそのような事例についても書いていきたいと考えています。
hue_Nest_WeMo

Kusaka Tsuyoshi の紹介

営業をやってますが、もともとエンジニアなので、プログラミングもやります。
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