クラウド型 ワークフロー

興味本位でスタートした案件を減らす方法

工程の「締め切り」機能を活用!

こんにちわ!矢作です。

 

私たちが提供するクラウド型ワークフロー「Questetra BPM Suite」導入当初の悩みとして聞くもののひとつに、「みんな、興味本位で案件を流してしまう…」というものがあります。

 

staying-token

 

「興味本位で案件を流す」 = 「処理する必要がない案件を流す」ということですので、いつまでも処理されずに放置され、ムダな案件がいつまでもワークフローの先頭の工程に(大勢でやればたくさん)滞留してしまうことになってしまいます。

 

このムダな案件が滞留してしまわない方法を紹介します。

 

ムダな案件が滞留すると…

 

興味本位でスタートされたムダな案件が滞留し始めると、「Questetra BPM Suite」の運用担当者(情報システム部門など)はちょっとした苦労をしてしまうことになります。

 

  • ユーザ(社員)から、ムダな案件を消す方法について問い合わせを受ける。
  • ムダな案件を1つずつ消さなくてはならない。

 

日々、他の業務で忙しくしている担当者は、更に忙しくなってしまいます。

 

「締め切り」機能の活用

 

このような課題を解決するためのキーワードは「締め切り」。

 

「Questetra BPM Suite」では、ワークフローの各工程に「締め切り」を設定することができます。この機能をうまく利用することで、興味本位でスタートさせた案件を減らすことができます。

 

「Questetra BPM Suite」では、プロセスモデルを定義し、それをユーザ(社員)が使える状態にする(リリースする)ことで、ワークフローに案件を流すことできるようになります。

 

このプロセスモデルを定義する段階で、最初の工程(ヒューマンタスク)に「締め切り」を設定すると、次のようなことができるようになります。

 

  1. ユーザは「締め切り」の “1日前” “1時間前” に締め切りが近づいていることを知らせる通知メールを受け取ることができる。
  2. ユーザは「締め切り」後、数時間おきに締め切りが過ぎたことを知らせる通知メールを受け取ることができる。
  3. 「締め切り」が来たら、自動的に案件が終了するようにプロセスモデルを定義することができる。

 

1,2 は、興味本位で流した案件が、正しく処理されるようにユーザに促すための機能です。この通知機能により、皆がさくさくと処理するようになれば、この機能を使うことで十分でしょう。

 

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1,2 でも、まだまだ滞留された案件がちゃんと処理されない場合、3 を利用するのが良いでしょう。

 

3の設定を行うと、文字通り、締め切りの時刻が到達したら、その工程に到達している案件が自動的に終了されます。ここでの終了は、正しく処理をされなかったということで、不正終了という形になります。

 

limit-image-3

 

たとえば、その案件がスタートしてから1日後を締め切りに設定しておけば、興味本位でスタートさせ、処理されないままであっても24時間後には不正終了され、滞留することがなくなります。

 

「締め切り」の設定方法

 

次のようなカンタンなプロセスモデルを想定します。営業部からカスタマーサポート部に、お客様へのサポートを依頼する業務プロセスです。

「Questetra BPM Suite」を利用し始めたユーザが、新規開始のメニューから興味本位で案件を流してそのまま放置すると、このワークフローの先頭工程「サポート依頼」に案件が滞留してしまいます。

 

staying-token-2

 

「Questetra BPM Suite」でプロセスモデルの最初の工程に締め切りを設定するには、対象となる「工程(ヒューマンタスク)」をダブルクリックして表示されるプロパティ画面で行います。

 

1, 2, 3 のいずれも、「工程(ヒューマンタスク)」のプロパティ画面「締め切り / 通知」タブで設定を行います。

 

まずは締め切りがいつなのかを設定します。

 

「締め切り日時」という項目で設定します。3つ選ぶところがありますが、案件が流されてから●日後、という設定を行う場合は、2つ目の項目を選びます。

 

そして 1,2 は通知メールを送る設定を行います。詳細は、次の画像を参考にしてください。画像は、クリックすると大きく表示されます。

 

limit-config-12

 

締め切りが来たら不正終了させる3については、「締め切り到達時の処理」という項目で「タスクを異常終了させる」を選びます。すると、プロセス図を見ると現在設定を行っている工程(ヒューマンタスク)にタイマーのようなマークが出てきます。

 

締め切りが来たら、このタイマーのようなマークから出ているフローに案件が流されるますので、ここから終了イベントに接続します。詳細は次の画像を参考にしてください。画像は、クリックすると大きく表示されます。

 

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先頭工程において、せっかく途中まで項目にデータを入力したのに、締め切りが来て終了されてしまったら、とても悲しいじゃないか!

 

と思われるかも知れませんが、それは安心してください。

 

  • 左メニューの「開始したプロセス」をクリックして自動的に終了されてしまった案件を探す。
  • その案件の詳細画面を虫眼鏡アイコンをクリックして開く。
  • 「このデータを再利用してプロセスを開始」をクリックする。

 

という方法で、途中まで入力したデータが既に入力された状態で、新たに案件をスタートすることができます。

 

今回はここまで!


参考

YAHAGI Hajime の紹介

幸せを生み出すITを追求するクエステトラの一味です。 国産の BPM ソフト Questetra BPM Suite で日本・世界を幸せにしたい。
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