クラウド型 ワークフロー

重要な報告をスマホですぐに確認できるようにする方法

Questetra BPM Suite → ifttt → Pushover の連携事例です。

 

 「重要な報告があがったら、なるべく早くスマホで確認したい」

そう考える経営層・マネージャー層の方は多いのではないでしょうか。
プログラミングせずに、非常に安価・短期間で実現できる方法があります。
以下、実際にあるお客様の要望を元に実現した方法をご紹介します。

1. 具体的な利用イメージ

お客様からの受注があがれば、即座にマネージャーのスマホに通知が届きます。その通知からリンクを開くと受注の詳細が確認できます。
スマホ流れ

2. 前提となる環境

お客様からの受注の報告業務を Questetra BPM Suite で管理していること。
通知を必要とするマネージャーが iPhone / Android のスマホを所持していること。

※もし現時点で Questetra BPM Suite で業務を管理していない場合でも、(内容によりますが)おおよそ1ヶ月もあれば立ち上げ可能です。ご相談はこちらから。

3. 実現方法の概要

スマホの通知には「Pushover」というアプリを使います。Questetra BPM Suite と Pushover の間の接続には「ifttt」という無料のデータ連携ツールを使います。

※ifttt は100以上の Web アプリケーション等との連携が可能なサービスです。ハードウェア(スマートホーム化を目指した NestWeMo 等)との連携が充実している点に特長があります。類似サービスとしては「zapier」「Yahoo!pipes」等があります。

処理の流れは以下の通りです。

  1. Questetra BPM Suite から ifttt にメール送付
  2. ifttt から Pushover にデータ送信
  3. スマホの Pushover アプリで通知表示

流れ

4. 実現方法の詳細

4.1 Pushover の準備

PC で Pushover のサイトにアクセスして、アカウントを作成。User Key をメモしておきます。
スマホに Pushover のアプリをインストールして、作成したアカウントでログインします。

※iPhone / Android どちらでも対応可能で、端末ごとに約500円(為替相場によって金額が変動する模様)かかります。

Pushover_Gplay_cut

4.2 ifttt の準備

データ連携する設定1つ1つのことを「Recipe」と呼びますが、今回は
「あるアドレスからメールを受信したら Pushover に通知を送る」
という Recipe を準備します。
ifttt のサイトにアクセスして、アカウントを作成した後、以下の手順に沿って設定します。

1. 画面上のメニューの「Create」をクリック(すでに別の Recipe を作ったことがある場合は「Create a Recipe」というボタンがあるのでそれをクリック)
ifttt1_cut

2. 水色の「this」をクリック
ifttt2_cut

3. 「Email」をクリック
ifttt3_cut

4. 「Send IFTTT any email」をクリック(もし複数の Receipe を設定することを考えている場合には、「Send IFTTT an email tagged」をクリックして、タグを指定)
ifttt4_cut

5. 「Create Trigger」をクリック
ifttt5_cut

6. 水色の「that」をクリック
ifttt6_cut

7. 「Pushover」をクリック(初回は Pushover の Activate が必要なので、メモしておいた User Key を入力)
ifttt7_cut

8. 「Send a notification」をクリック
ifttt8_cut

9. Message に Body(メール本文)が入るようにして、URL は空にして「Create Action」をクリック
ifttt9_cut

10. Recipe Title をわかりやすいものに変更して、「Create Recipe」をクリック
ifttt10_cut

11. My Recipes の一覧に、追加した Recipe が表示されれば設定完了
ifttt11_cut

4.3 Questetra BPM Suite の準備

(対象となる受注フローは既に準備されているとして、以下はスマホへの通知のために必要な部分だけを説明します)
フロー上の通知をしたいタイミング(例えば、受注申請後など)に ifttt にメールを送るための「メッセージ送信中間イベント(メール)」をはさみます。
ifttt_QB1_cut

送付するメール本文がスマホに通知されるよう ifttt を設定したので、「メッセージ送信中間イベント(メール)」のプロパティを以下の通り設定します。

  • 「発信元」に ifttt のアカウントに設定されているメールアドレス
  • 「宛先」に「trigger@ifttt.com」
  • 「本文」にスマホに通知したいメッセージやプロセス詳細の URL 等を設定(もし複数の Recipe を設定することを考えている場合には、「Send IFTTT an email tagged」で指定したタグを含める)

ifttt_QB2_cut

※ Questetra BPM Suite から ifttt にメールが送られてから処理が動くまでに、最大15分のタイムラグが発生することがあるので留意が必要です。もし ifttt が動いたかどうか確認したい場合には My Recipes の画面で対象の Recipe の詳細(右向きの▲がついたボタン)をクリックして、「Log」をクリックすると、実行履歴が確認できます。

今回は ifttt を使いましたが、前回の zapier との連携記事と同様に、連携ツールを活用することで様々な Web アプリケーションとの連携が容易に実現できますので、さらに活用の幅が広がると考えています。

Kusaka Tsuyoshi の紹介

営業をやってますが、もともとエンジニアなので、プログラミングもやります。
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