システム管理者の方は、時々、外部公開しているフォームの確認を

システム管理者の方は、時々、外部公開しているフォームをチェックするようにしてください。意図せず、社内情報を公開してしまう可能性があります。

今日は Tips です。「注意喚起」というべきでしょうか。

 

Questetra BPM Suite には(「にも」と言った方が良いか)、複数の業務(プロセス定義)間で、選択肢マスタを共有する機能があります。

◆マニュアル:M319 複数の業務プロセス定義から参照される選択肢 XML を登録する

M319-1

よく使う選択肢については、選択肢マスタとして登録しておくと便利です。しかし現在のところ、「選択肢マスタが、どのプロセス定義で使われているか解らない」という弱点もあります。

 

また、別の機能になりますが、入力があればプロセスが自動的に開始される、外部公開されたフォームを作成する機能があります。簡単な問い合わせフォームなどに使われることを、想定しています。

◆マニュアル:M220 公開フォーム画面に入力があった時に自動的に開始されるように設定する

M220-3

 

これら2つの機能ですが、あわせて考えると、「社外に知られるべきでない情報を、外部公開してしまう」危険をはらんでいます。こんなシナリオです。(注意:実際にあった話ではありません。)

  1. システム管理者が、商品一覧を選択肢マスタとして登録。
  2. 問い合わせフォームで、商品を選択する形で、作成。
  3. 問い合わせフォームで使われていることを知らずに、システム管理者が、商品一覧に開発中の商品も追加。
  4. 問い合わせフォームを通じて、開発中の商品名が外部に流出。。。

Questetra BPM Suite は、「業務プロセス定義はそれぞれの責任者が管理する」という形をとっているので、選択肢マスタが「システム管理者の意図しない使われ方をしている」可能性があります。システム管理者の方は、時々、外部公開しているフォームがどのようなものか、確認するようにしましょう。外部公開しているフォームの一覧は、次のメニューから確認することができます。

[システム設定] > [プロセスモデル外部連携] > [メッセージ開始イベント(フォーム)]

 

最後に。

「選択肢マスタが、どのプロセス定義で使われているか解った方が良いな」

「外部公開フォームは、もっとシステム管理者がコントロールできた方が良いな」

と思っていることも、付け加えておきます。

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