クラウド型 ワークフロー

ワークフローの途中で帳票を自動印刷する方法

Questetra BPM Suite → Google Drive → Wappwolf → Google Cloud Print の連携事例です。

あるお客様より「承認が完了したら書類が自動で印刷されるようにしたい」というリクエストをいただいて実現した事例があります。
今回はそれを元にして『プログラミングせずにワークフローから自動印刷まで実現する方法』を紹介します。

これは「Google Cloud Print」というサービスを活用した事例になります。「Google Cloud Print」は、プリンタとインターネットをつなぐ技術で、どこからでも指定したプリンタへの出力が可能となるサービスです。
GCP_logo

「Google Cloud Print」を使うと指定したプリンタに出力ができますので、いろいろ応用ができると考えています。

  • 設計などの指示書を工場内の指定した場所のプリンタに出力する
  • 別拠点に紙で送りたい書類を、別拠点内にあるプリンタに出力する(FAX がわり、画質も良く送信ミスもなし、通信料もかからない)

1. 利用イメージ

  1. 申請者がプロセス開始して請求内容を入力する
  2. 承認者が承認をすると、入力された内容に沿って PDF 帳票(請求書)が自動生成される
  3. 自動生成された PDF 帳票(請求書)が Google Drive の所定のフォルダに保存される
  4. Google Drive に保存された PDF 帳票(請求書)が所定のプリンタから印刷される

※Questetra BPM Suite では 入力されたデータから PDF 帳票を自動生成する機能があるのですが、今回はその部分が本題ではないので詳細は割愛します。また、上記の流れのプロセスモデルはサンプルがございます。詳しくは下記ドキュメントを参照下さい。
◆マニュアル:M228 業務データを挿し込んだPDF帳票が自動生成されるように設定する
◆ワークフローサンプル:請求書ファイルを Google Drive に自動バックアップ

2. 仕組みの説明

  1. Questetra BPM Suite で承認タスクが完了して、PDF ファイルが生成されたら、Google Drive の所定のフォルダにそのファイルを出力する
  2. Google Drive の所定のフォルダにファイルが出力されたら、「Wappwolf (Google Drive Automater)」を介して、Google Cloud Print 対応の所定のプリンタに出力する
  3. 所定のプリンタから印刷される

※「Wappwolf (Google Drive Automater)」は、様々なWebサービスと連携して、データの加工などを自動化するサービスです。Google Drive や Google Cloud Print 以外にも Dropbox や facebook 等とも連携が可能で、ファイルの圧縮や PDF 変換なども可能です。詳しくはこちらのページを参考にしてください。
QBPMS_GDrive_Wappwolf_GCP

3. 設定方法

それぞれ以下の設定が必要となります。

  • Questetra BPM Suite で Google Drive への出力ができるよう設定をしておく
  • Questetra BPM Suite の対象プロセスモデル内に「サービスタスク(Google ドライブ)」を準備する
  • Google Cloud Print 対応プリンタを Google アカウントにひもづけておく
  • Wappwolf (Google Drive Automater) で Google Drive のファイルを Google Cloud Print に送るよう設定する

3.1 Questetra BPM Suite 側の準備

まず、下記のマニュアルページを参考に Google Drive へ出力できるよう「システム設定」→「G Suite 連携(旧Google Apps 連携)」および「アカウント設定」→「G Suite 連携」の設定を行います。
◆マニュアル:M315 外部ストレージへのエクスポート機能(ファイル)を有効化する
※ここで設定した Google アカウントにひもづけて以降の設定を行いますので、どの Google アカウントにひもづけるべきかはあらかじめ考慮しておく必要があります
次にプロセスモデルの設定で、「サービスタスク(Google ドライブ)」を設定して、リリースします。
サービスタスクGoogleDrive_モデル図
「サービスタスク(Google ドライブ)」の詳細設定は以下のようになっており、「Google Drive へのファイルのアップロードを実行するユーザ」を前述の設定を行った Google アカウントとあわせておく必要があります。
サービスタスクGoogleDrive設定_cut

3.2 Google Cloud Print 側の準備

こちらの Google Cloud Print のページから利用するプリンタのセットアップ手順に沿って行います。ひもづける Google アカウントはここまでの設定を行ったアカウントとあわせておきます。

3.3 Wappwolf 側の準備

まず、Wappwolf のアカウント作成時に、ここまでの設定を行ったGoogle アカウントでログインします。
以下の動画の 0:54 あたりから設定画面の流れが出てくるので、それを参考に設定を行います。(Google Drive のどのフォルダを参照するか、Google Cloud Print のどのプリンタに出力するかを設定します)

※注意点
Wappwolf 側の設定をする前に、Questetra BPM Suite から「サービスタスク(Google ドライブ)」を一度実行して、フォルダを作成させておいてください。そうしないと、Wappwolf の設定時に Questetra BPM Suite からファイル出力できる Google Drive のフォルダを選択できません。
(Questetra BPM Suite から「サービスタスク(Google ドライブ)」を使って Google Drive にファイル出力できるのは、Questetra BPM Suite からの処理で作成されたフォルダのみとなっています。もし同じ名前のフォルダがすでに Google Drive 側に存在していた場合には、同名フォルダが別途作成されるような仕組みになっています)

※補足
Wappwolf が参照するよう設定した Google Drive のフォルダには「processed」というフォルダが作成されて、処理済のファイルはそちらに自動で移動されるようになります。また Wappwolf からプリンタへのスプール状況も確認できます。

「自動印刷」をさせることで、さらなる業務効率化が実現できることは容易に想像いただけるかと思います。

もしこのような自動印刷を行うプロセスモデル実現をご要望の場合には、お問合せフォームから日下(くさか)宛てにご連絡ください。

 

●2015/4/30 追加●
このページで紹介した「Wappwolf」は、2015/4/20に廃止された Google が提供する「Documents List API」を利用していました(2015/4/14時点での確認)。今のところ、新しい API に対応したという情報は見つけられていませんので、おそらく上記の仕組みをそのまま実現することはできなくなっているはずです。上記の仕組みを実現するには「Wappwolf」部分を別のものに置き換えるか、自作する必要があると想定されます。

Kusaka Tsuyoshi の紹介

営業をやってますが、もともとエンジニアなので、プログラミングもやります。
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