アビームシステムズ株式会社

自動処理機能利用と入力フォーム装飾による操作省力化も

稟議申請業務の処理速度向上を実現


◆30種の紙による申請を廃止。業務処理速度向上に貢献

Q. どのような業務で Questetra をご利用なのでしょうか?

アビームシステムズは、単なるシステム開発だけでなく、経営戦略や事業戦略の実現に向けてIT戦略を任せていただく「フルアウトソーシング」というビジネスモデルを提供しております。ERPシステムの開発・導入を中心とするIT支援を含め、お客様の目標達成のために、お客様の業務プロセスの改善・推進を支援いたします。

Questetra は、稟議系業務、社内システム利用申請業務、研修や新入社員フォローを行う人事系業務で利用しています。(約30の業務プロセス)

Q. Questetra を利用する前は、どのような課題があったのでしょうか?

紙の申請書を用いて申請〜承認を行っていました。
「承認者が外出することが多く、承認が進まない」や「申請者と承認者のロケーションが離れていることがあり、承認者に申請書が郵送されるまで時間が掛かる」、「申請者が承認する人を調べなければならない」等の課題がありました。

Questetra を利用することで外出先の承認を可能にし、申請から承認までの処理速度が向上しました。
加えて、申請者の所属部署を元に承認者が自動決定されますので、迷わず申請を行えるようになりました。

◆ 自動処理機能利用や入力フォームの装飾で操作省力化を実現

Q. 工夫されている点はありますか?

承認ルートは、社内ルール上、組織階層に沿って決定します。
承認者が複数組織を兼務している場合、連続して承認工程が割り当たることがありますが、社内ルール上、1度の承認で問題ありません。同一承認者が、何度も承認を行わなくて良いように、自動処理機能(エラー境界イベント等)を用いて連続した承認を回避しています。

また、申請者の誤操作防止/入力操作省力化にも取り組んでいます。
入力フォーム毎に入力内容の意味合いや記入例を記載し、申請全体のマニュアルを見なくとも迷わず入力できるようにしています。
加えて、特定の選択肢を選ばれると自動的に別の入力フォームに初期値がセットされるような入力操作の省力化も実施しています。

Q. どういった点をご評価いただけたのか、お聞かせください

システム開発経験がない人でもワークフロー図の設計を行えることを最も評価しています。
ワークフロー図の設計で容易に業務ルールと整合性をとることができますので短期間で基本的な設計が行え、細かい点(入力省力化等)の工夫に時間を使うことができました。

また、クエステトラのサポートの良さも評価しています。
ワークフロー設計での操作上の不明点や工夫点を質問しても1日以内に回答が返ってきますので助かっています。

社内より「部門内での業務をワークフローに載せたい」という声も聞きますので、これまで通りのサポートとWeb マニュアルの充実を期待しています。

(2017-10-16)

資本金
8840万円
本社
愛知県名古屋市瑞穂区
設立
1983年11月
事業内容
ITサービス事業

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