クラウド型 ワークフロー

株式会社TMJ

約2000名での利用。グループウェア移行時にワークフロー部分を業務可視化・標準化ができるクラウド BPM に切替。拠点ごとでも業務改善を進められる環境を整備

総務への押捺依頼の処理時間を40%短縮


◆ 業務改善に使える可視化・標準化の仕組みを選択

Q. どのような業務で Questetra をご利用なのでしょうか?

株式会社 TMJ は、コンタクトセンターを始めとする BPO 業務を受託する会社です。
元々は株式会社福武書店(現・株式会社ベネッセコーポレーション)のインハウスコールセンター(*)より独立分社化する形で誕生した会社なのですが、今では、製造業から公共団体まで幅広い分野のアウトソース・ニーズにお応えしています。

Questetra は、総務への押捺依頼や情報システムの権限設定の申請をはじめ、社内の様々な決裁・申請・報告などおよそ200の業務フロー(2018年3月現在)で利用しています。また、正社員だけでなく一部の契約社員やアルバイトにもアカウントを付与して、約2000名が利用できるようにしています。

(*)インハウスコールセンター=自社内のコールセンター

Q. 具体的な活用方法を教えてください

利用のきっかけがグループウェアの移行でしたので、まずそこに含まれていた社内申請等の業務で利用しています。グループウェア内のワークフローは機能的にシンプルなものだったこともあり、定型的な業務が10種類ほどあるだけでした。ただそれを移行するだけではなく、他の業務も含めて業務横断的な改善ができると考え、業務の可視化・標準化ができるプラットフォームとして Questetra を選択しました。そして、業務を棚卸・整理し、似た業務でも異なるやり方になってしまっていたものを標準化しつつ、Questetra アプリを追加していきました。

例えば、押捺依頼は総務部門にメールや電話で依頼されていたのですが、

 ・依頼を受けた総務側が内容を理解して不足情報を確認
  → 必要な内容がそろった状態で依頼を受付する形に
 ・属人的になって処理が遅れることが発生
  → 担当が変わっても引き継いで対応できるように
 ・依頼の発生頻度・進捗状況・現在の担当がわからない
  → いずれも把握できるように

と課題を解決。月300件程度発生していたこの依頼の処理時間を約40%短縮することができました。その他にも、社内購買決裁・証明書発行申請・人事決裁といった管理業務や、システムアカウント申請・権限設定依頼といった情報システム管理業務など、様々な業務で利用しています。

◆ 現場の業務改善はその現場で実施できるように

Q. 拠点ごとでも業務改善を進められているとお聞きしましたが

現在、事業所とセンター拠点を併せて国内で19拠点ありますが、各拠点にも業務改善の担当がいて、Questetra アプリの設計~利用をしています。
例えば、札幌のセンターでは、以下の業務で活用しています。

 ・管理者の残業申請
 ・作業ミスの報告フロー
 ・会議の調整のための定型メール案内

現場の課題の多くは、その現場の人が把握しているので、現場自身で改善を進められることが重要だと考えています。TMJ 社内には業務改善を推進する制度があり、社員の業務改善に対する意識は高いです。Questetra はそういった社員にとって活用しやすい改善ツールになっています。

Q. 今後の展開予定をお聞かせください

初年度は草の根的な改善活動の位置付けでしたが、十分な結果を残すことができました。2年目からは具体的な改善目標を数値で設定し、さらなる改善を進めています。また、社内の全員までにはまだ Questetra のアカウントを付与できていません。アカウント付与の範囲を広げて、業務改善をさらに気軽にできる環境にしたいと考えています。
 

(2018-04-06)

資本金
3億円
本社
東京都新宿区
設立
1992年4月1日
事業内容
コールセンターサービス、バックオフィスサービス、グローバルサービス

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