見積書（PDF）ファイルを自動でクラウドストレージに保存し、作業負荷軽減とコンプライアンス強化を実現します。
1．課題：ファイル保存作業は手間
顧客へ提出した見積書は、社内でも保存する必要があります。
しかし、イントラネットやクラウドストレージの共有フォルダに毎回手動で配置するのは、多くの案件を担当する営業担当者にとっては地味に面倒な作業であり、保存したかどうかも忘れてしまうことがあります。
2．解決策：自動保存処理を追加
プロセスオーナーは、見積承認プロセスに、見積書（PDFファイル）を自動で保存する処理を組み込みます。
Before
見積承認プロセス内で見積書が生成されていましたが、共有フォルダに保存されることはありませんでした。
After
案件が受注された場合、クラウドストレージ（OneDrive）の指定フォルダに見積書が自動的にアップロードされます。
自動アップロード可能なクラウドストレージ一覧
- Google ドライブ （Google Workspace）
- Amazon S3 （Amazon Web Services）
- OneDrive （Microsoft 365）
- Box
- kintone
3．効果
3.1 ファイル保存作業の負担軽減
- 営業担当者は、見積書を毎回手動で保存する必要がなくなり、保存作業にかかる時間と手間を大幅に削減できます。
- 保存漏れのリスクがなくなり、必要な情報にいつでもアクセスできるようになります。
3.2 案件管理の効率化
- 見積書が自動的にクラウドストレージに保存されるため、案件情報と見積書をまとめて管理することができ、案件管理の効率化が実現できます。
- 検索機能を使って、必要な見積書を迅速に検索することができ、情報へのアクセスが向上します。
3.3 コンプライアンスの強化
- 電子帳簿保存法に基づいて、見積書を適切に保存することができます。
- 保存漏れによる税務調査での否認リスクを軽減することができます。
4．事例展開
請求書・納品書・契約書等の自動保存
