M401 業務の流れ
最終更新 2017年7月3日

申請と差戻対応の工程を分け “手戻り” をモニタリングしやすいように設定する

上流工程に差し戻すための矢印経路を接続するケースは少なくありません。しかし "差し戻された案件" と "未着手の案件" が混在すると[マイタスク]や[ヒートマップ]における視認性が下がる可能性があります。案件流量が多く、また差し戻しの発生頻度も高いような工程では、"再入力用の工程" を分離することを検討します。

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a. 計画されていない手戻り
申請業務において不備がある場合、決裁権限外のタスクがきた場合、など
b. 計画された手戻り
企画業務においてフィードバックを受けて徐々に完成度を高める場合、など
a. 入力項目が多い工程
立替金の申請、休暇の申請、稟議書の申請、など
b. レビュー要素が高い工程
見積書案の作成、取引先から受領した契約書案の登録、など
1. 同じスイムレーン上に配置する
差し戻しに対応するための専用工程を追加します
2. 矢印経路を接続する
差し戻すための経路を追加し “差戻” といった経路名称を付けます
  • 単一選択分岐(XOR ゲートウェイ)でも同様の業務の流れを実現できます
  • 多くの場合、データ閲覧レベル(読み書き権限)は、初回の “入力工程” と同じ設定になります
  • 差し戻しの発生をいち早く検知させるために[メッセージ送信中間イベント(メール)]の配置も検討します
1. 発生件数を計測する
再入力工程に到達した案件数や、再入力の延べ回数等を集計します
2. 発生原因を調査する
手戻り件数が多い工程について、その原因を分類します
3. カイゼンを行う
データ入力画面における “入力ヒント” や “業務マニュアル” を改良します

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