初めての業務設計

クラウド型ワークフロー Questetra BPM Suite の基本的な操作を学ぶチュートリアルです。 非常にシンプルな業務フロー 「日次報告」 (日報) を題材に、業務プロセス管理を体験してみてください。

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1ログインする

御社専用の「ログイン URL」にアクセスし「ログイン ID (メールアドレス)」を入力します

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※ 無料版の場合、設定完了通知メールに記載されています

2ユーザを追加する

業務フロー作成を体験するために「テスト部下」というユーザを追加します

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※ このチュートリアルでは、仮にあなたを「山田 太郎」としています


2-1. システム設定を開く

画面右上メニューからシステム設定を選択するとユーザ一覧が表示されます

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2-2. ユーザ新規作成をクリックする

画面左上にあるユーザ新規作成ボタンをクリックするとユーザ追加モードになります

ユーザ一覧
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2-3. 追加するユーザの情報を入力する

情報入力後[新規作成]ボタンをクリックすると、「テスト部下」が追加されます

ユーザ名 テスト部下
メールアドレス 受信可能なメールアドレス
パスワード 任意のパスワードを入力してください
主として属する組織 全社
ユーザ追加モード
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※ その他の追加方法は M305 を参照してください

3業務フローを作る

試しに「日報業務」を作成してみましょう

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業務フローは、

  • (第1工程)部下は日報を作成し上司に提出
  • (第2工程)上司は日報を確認しコメントを記入
  • (第3工程)部下は上司のコメントを確認、という3つの工程で構成されます
※ あらかじめ Flash Player を有効にしていただく必要があります。
詳しくは Adobe 社のホームページをご確認ください。https://helpx.adobe.com/jp/flash-player.html

3-1. 「日報業務」を新規追加する

画面右上メニューからアプリ設定を選択すると作成された業務の一覧を表示するページが開きます

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画面左上にあるアプリ新規作成ボタンをクリックすると業務フローの新規追加モードになります

作成された業務の一覧を表示するページ
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情報入力後新規作成ボタンをクリックすると、フロー編集できるようになります

業務フローの新規追加モード
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3-2. フローを描く

まずは、3つの工程を「社員レーン」と「上司レーン」に配置します

その後、3つの工程を矢印経路で接続します。

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3-3. データのフォーマットを決める

受け渡しされる情報として、(1)日付、(2)報告内容、(3)報告に対するコメント、という3つのデータ項目を設定します

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データ項目をクリックし、データ項目編集画面に移動します
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プルダウン[追加]から、[日付型]や[文字型(複数行)]を選択してデータ項目を1つずつ追加します

件名は予約されている共通のデータ項目です

動画中、[項目を追加]ボタンは、現バージョンでは、[追加]ボタンとして画面左側に表示されます


3-4. 各工程でのデータ表示レベルを決める

第1工程「部下は日報を作成し上司に提出」で、(1)「日付」や(2)「報告内容」が書きこめるように設定します

第2工程「上司は日報を確認しコメントを記入」で、(3)「報告に対するコメント」が書きこめるように設定します

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現バージョンでは、データ編集許可の設定インタフェースは上記動画のものから、下記キャプチャ画面のものへ変更となっております。下記キャプチャ画像を参照ください。

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3-5. 各工程の担当者を決める

全社員が日報業務を開始できるように、第1工程のある「社員レーン」を『全社に直接所属する人』というグループに紐づけます

上司が流れてきた日報を確認できるように、第2工程のある「上司レーン」を『全社のリーダ』というグループに紐づけます

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※ その他の引受ルールは M209 M210 M211 M212 を参照してください


3-6. 業務フローを保存して終了する

業務フローの3要素である「業務の流れ」「データ」「担当者」が設定されたので、右上の保存をクリックします

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エラーや警告がなければ、そのまま終了をクリックします

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作業途中でも、いつでも保存できます。また保存した業務フローはいつでも編集を再開できます。

4業務データを流す

作成した「日報業務」に業務データを流してみましょう

4-1. ワークフローシステムとして稼働させる

作成された「日報業務」に業務データを流せるようにするために開発中のバージョン1のリリースをクリックします

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稼働させた日時が「最新バージョン」として記録されます

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※ 詳細は M201 を参照してください


4-2. 部下の立場で日報を提出してみる

一度ログアウトし、新しく追加した「テスト部下」でログインします

画面左メニューにある新規開始をクリックし、「日報」を選択します

「件名」「日付」「報告内容」を記入し処理完了をクリックします


4-3. 上司の立場で日報にコメントしてみる

部下の日報がワークフローシステムによって、あなたの仕事として届けられます

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一度ログアウトし、あなたのアカウントででログインします

マイタスクとして『テスト部下の日報』が届いているので、内容を確認します

「報告に対するコメント」を入力し処理完了をクリックします


4-4. 部下の立場でコメントを確認してみる

上司のコメントされた日報がワークフローシステムによって、「テスト部下」あなたの仕事として届けられます

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一度ログアウトし、「テスト部下」でログインします

マイタスクとして『テスト部下の日報』が届いているので、内容を確認します

上司コメントを確認し処理完了をクリックしますると一連の日報業務フローが終了します

5まとめ

このチュートリアルでは、業務フローを「業務の流れ」「データ」「担当者」の3要素で定義する方法を学びました。また、定義した業務フローに業務データを流す方法を学びました。

この業務を定義する活動は「業務モデリング」と呼ばれます。また成果物はアプリと呼ばれます。

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次は、御社社内の業務をモデリングしてみて下さい。

※ Questetra では、500を超えるサンプルをご用意しています。そのままインポートして利用したり、改変して利用したりする事が可能です。 Workflow Sample